Thema "Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen" in Betriebliches Rechnungswesen

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Hoerner — Tue, 21 Mar 2023 11:43:38 GMT

Guten Tag,

ich versuche einen individuellen Buchungsstapel im csv-Format zum Import via Stapelverarbeitung zu erstellen. Der Export soll aus einer ERP-Software erfolgen (die kann sowohl .csv, als auch .txt) ausgeben/ exportieren.

Als Ausgangsbasis verwende ich die Musterdatei "Buchungsstapel 2021" im csv-Format EXTFvom DATEV developer portal.

Nach dem Öffnen lässt sich die csv-Datei bearbeiten. Nach dem Speichern zeigt das "DatevFormatPruefProgramm.exe" diverse Fehler; Geändert wurden Z1 S12 und Z1 S13 (Header) sowie Z3 S1 und Z4 S1 (Buchungszeile). Bearbeitet wurde das Ganze mit ms-Excel (2016).

Leider lassen sich die csv-Dateien nicht anhängen, daher füge ich die beiden Bereichte aus dem Prüftool bei.

Ich vermute, dass der/ die Fehler beim Speichern der Änderungen entstehen und dabei "Formatierungen verloren" gehen. Denn wenn ich die csv-Datei vorher in eine txt-Datei umbenennen und in der txt-Datei die Änderungen durchführe sowie anschließend die txt-Datei wieder in .csv umbenenne, zeigt das Prüftool keine Fehler.

Da die Bearbeitung in einer txt-Datei unübersichtlich und damit fehleranfällig ist, wäre ich für Lösungshinweise dankbar, wie man die csv-Datei direkt bearbeiten/ editieren kann, ohne dass beim Speichern Formatierungen verloren gehen.

Vielen Dank für Feedback.

Freundliche Grüße

Robert Hörner

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

alexanderonline — Wed, 22 Mar 2023 09:47:09 GMT

hallo Robert,

die Ursache dürfte bei der Nachbearbeitung der CSV Datei mit Excel liegen.

Excel passt beim öffnen der CSV Datei die Formatierungen an. Klappt meistens ganz gut - aber halt nicht immer 😖!

Schau Dir in der ersten Zeile mal das Feld "erzeugt am" genau an!

Im Original das Datum mit Uhrzeit und Sekunde in einer ewig langen Zahl, daraus macht Excel

<< ... gsstapel;11;2,02E+16;;BV;AVERP;;987654;123 ... >>

dieses 02E+16 versteht DATEV beim importieren nicht - logo ! Erwartet wird ein Datum!

Achtung: Excel passt beim öffnen der CSV Datei nicht nur die Header Zeile an !

auch andere Felder mit "langen" Nummern (z.B. Beleg1) passt Excel automatisch an => das kann ziemlich schief gehen! Soweit ich weiß passiert das, ab 11-stelliger Nummer

Abhilfe: Du musst

a) dieses Feld in Excel als Zahl formatieren oder

b) die Datei nicht mit Excel sondern einem Editor bearbeiten oder

c) die Datei lassen wie sie ist und über Ascii Import (ab Zeile 3 !) verarbeiten lassen.

viel Spaß!

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Hoerner — Wed, 22 Mar 2023 18:05:53 GMT

Guten Tag,

ja Excel ist wohl das Problem. Ich habe nun verschiedene CSV-Editoren getestet. Keiner konnte die Änderungen so verarbeiten, dass die Datei nach dem Speichern fehlerfrei war (Prüftool).

Gibt es/ Kennt jemand einen csv-Editor mit dem sich die "DATEV-Buchungsstapel-csv" fehlerfrei bearbeiten lassen; möglicht als Freeware bzw. gibt es einen solchen Editor vielleicht von DATEV direkt?

Danke für Feedback.

Freundliche Grüße

Robert Hörner

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

m_brunzendorf — Thu, 23 Mar 2023 06:51:28 GMT

Privat kenne ich nur Notepad++ in Verbindung mit csv-Dateien.

Kann aber natürlich nicht sagen, ob der Ihnen für Datev hilft.

Viel Glück

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

peter — Thu, 23 Mar 2023 07:30:12 GMT

Hallo,

ich hatte auch mal die Freeware csved im Einsatz.

Vielleicht (?) auch eine Alternative: Die Datei in Excel nicht direkt öffnen sondern über Daten - Aus Text und im Textkonvertierungs-Assistent in Schritt 3 das Datenformat der Spalte(n) auf Text ändern.

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

vogtsburger — Thu, 23 Mar 2023 08:03:37 GMT

... und beim Speichern natürlich im csv-Format belassen

Apropos, @Hoerner ,

3 oder 4 Zeilen aus der Original-CSV-Datei kopiert und hier in einem Beitrag eingefügt (copy&paste), wären hilfreicher als die "Berichte" des Prüfprogramms

... persönliche Daten könnten natürlich anonymisiert sein (Berater-Nr, Mandanten-Nr etc)

Oft hängt es bei solchen Problemen an Kleinigkeiten, z.B. ein Trennzeichen am Zeilenende zu wenig oder zu viel

... oder ein falscher Zeilenumbruch etc.

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

matthiass — Thu, 23 Mar 2023 08:15:20 GMT

Hallo,

für CSV Bearbeitung kann ich LibreOffice Calc empfehlen. Damit verarbeite ich schon ewig CSV, diese können auch nach Änderungen im DATEV importiert werden. LO bietet hier ausreichend Zeichensätze und CSV Optionen an.

Gruß

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Hoerner — Thu, 23 Mar 2023 10:30:34 GMT

Guten Tag,

erstmal Danke an Alle für das Feedback.

Soweit ich bisher herausgefunden habe, ist die Datei an und für sich in Ordnung. Erst beim Speichern der Änderungen werden die "Fehler erzeugt".

Auch beim Editieren mit csved tritt der Fehler auf. Mit notepad++ können Änderungen durchgeführt und korrekt gespeichert werden; keine Fehlermeldung. Ich habe eben noch textpad 9 getestet. Auch hier funktioniert das Editieren und Speichern. Allerdings bieten beide Editoren nur eine "Zeilenansicht", das komfportable Arbeiten in Form einer "Tabellenkalkulation" habe ich jedenfalls nicht gefunden. Aber man kann zumindest direkt die csv-Datei editieren.

Falls hier noch jemand einen Editor kennt, der das bietet, wäre ich für einen Hinweis dankbar.

Freundliche Grüße

Robert Hörner

@ vogtsburger: Hier der Inhalt der Testdatei. Aber wie gesagt an der Datei bzw. deren Aufbau liegt es wohl nicht. Vielmehr sind es wohl die "Formatänderung" bei Speichern die die Fehler erzeugen.

Testdaten:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";11;20230320210530426;;"BV";"AVERP";"";123456;98765;20230101;5;20230101;20230331;"BV - Buchungen";"av";1;0;0;"EUR";;"";;;"04";;;"";""
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basis-Umsatz;WKZ Basis-Umsatz;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel);BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Belegfeld 2;Skonto;Buchungstext;Postensperre;Diverse Adressnummer;Geschäftspartnerbank;Sachverhalt;Zinssperre;Beleglink;Beleginfo - Art 1;Beleginfo - Inhalt 1;Beleginfo - Art 2;Beleginfo - Inhalt 2;Beleginfo - Art 3;Beleginfo - Inhalt 3;Beleginfo - Art 4;Beleginfo - Inhalt 4;Beleginfo - Art 5;Beleginfo - Inhalt 5;Beleginfo - Art 6;Beleginfo - Inhalt 6;Beleginfo - Art 7;Beleginfo - Inhalt 7;Beleginfo - Art 8;Beleginfo - Inhalt 8;KOST1 - Kostenstelle;KOST2 - Kostenstelle;Kost-Menge;EU-Land u. UStID;EU-Steuersatz;Abw. Versteuerungsart;Sachverhalt L+L;Funktionsergänzung L+L;BU 49 Hauptfunktionstyp;BU 49 Hauptfunktionsnummer;BU 49 Funktionsergänzung;Zusatzinformation - Art 1;Zusatzinformation- Inhalt 1;Zusatzinformation - Art 2;Zusatzinformation- Inhalt 2;Zusatzinformation - Art 3;Zusatzinformation- Inhalt 3;Zusatzinformation - Art 4;Zusatzinformation- Inhalt 4;Zusatzinformation - Art 5;Zusatzinformation- Inhalt 5;Zusatzinformation - Art 6;Zusatzinformation- Inhalt 6;Zusatzinformation - Art 7;Zusatzinformation- Inhalt 7;Zusatzinformation - Art 8;Zusatzinformation- Inhalt 8;Zusatzinformation - Art 9;Zusatzinformation- Inhalt 9;Zusatzinformation - Art 10;Zusatzinformation- Inhalt 10;Zusatzinformation - Art 11;Zusatzinformation- Inhalt 11;Zusatzinformation - Art 12;Zusatzinformation- Inhalt 12;Zusatzinformation - Art 13;Zusatzinformation- Inhalt 13;Zusatzinformation - Art 14;Zusatzinformation- Inhalt 14;Zusatzinformation - Art 15;Zusatzinformation- Inhalt 15;Zusatzinformation - Art 16;Zusatzinformation- Inhalt 16;Zusatzinformation - Art 17;Zusatzinformation- Inhalt 17;Zusatzinformation - Art 18;Zusatzinformation- Inhalt 18;Zusatzinformation - Art 19;Zusatzinformation- Inhalt 19;Zusatzinformation - Art 20;Zusatzinformation- Inhalt 20;Stück;Gewicht;Zahlweise;Forderungsart;Veranlagungsjahr;Zugeordnete Fälligkeit;Skontotyp;Auftragsnummer;Buchungstyp (Anzahlungen);USt-Schlüssel (Anzahlungen);EU-Land (Anzahlungen);Sachverhalt L+L (Anzahlungen);EU-Steuersatz (Anzahlungen);Erlöskonto (Anzahlungen);Herkunft-Kz;Buchungs GUID;KOST-Datum;SEPA-Mandatsreferenz;Skontosperre;Gesellschaftername;Beteiligtennummer;Identifikationsnummer;Zeichnernummer;Postensperre bis;Bezeichnung SoBil-Sachverhalt;Kennzeichen SoBil-Buchung;Festschreibung;Leistungsdatum;Datum Zuord. Steuerperiode;Fälligkeit;Generalumkehr (GU);Steuersatz;Land;Abrechnungsreferenz;BVV-Position
9999,99;"H";"";;;"";58800;10000;"";1503;"BV202303";"";;"BV RHB-Stoffe LMB";;"";;;"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"2098";"";;"";;"";;"";;;;"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";;;;"";;;;"";"";;"";;;;"AV";"";;"";;"";;"";"";;"";;0;;;;"";;"";"";
8888,88;"H";"";;;"";48180;10950;"";2003;"BV202303";"";;"BV HF-Erzeugnisse LMB";;"";;;"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"123456";;"";;"";;"";;;;"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";;;;"";;;;"";"";;"";;;;"AV";"";;"";;"";;"";"";;"";;0;;;;"";;"";"";

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

vogtsburger — Thu, 23 Mar 2023 11:05:01 GMT

@Hoerner ,

wenn Sie die von Excel gespeicherte Datei wieder mit Notepad++ oder einem anderen Editor öffnen, sehen Sie wahrscheinlich im Header im Feld F1 den Wert 02303E+16

.. damit kann Datev nichts anfangen

Ich würde an Ihrer Stelle in Excel vor die laaaaange Zahl 20230300000000000 ein Apostroph (links neben der ENTER-Taste, über dem Zeichen "#") setzen (Ergebnis '20230300000000000) und prüfen, ob Datev damit etwas anfangen kann

Der Editor zeigt dann nach dem Speichern aus Excel heraus jedenfalls den korrekten Wert, also die laaaange Zahl

... aber mich würde interessieren, warum die CSV-Datei überhaupt geändert werden muss.

Normalerweise muss die CSV-Datei nämlich nicht mehr geändert werden. Die ERP-Software sollte den Buchungsstapel schon 'schlüsselfertig' erzeugen können

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Antje_Naumann — Thu, 23 Mar 2023 15:10:12 GMT

Hallo @Hoerner,

vielleicht möchten Sie auch noch folgende Vorgehensweise ausprobieren:

Die Datei im Editor öffnen.
Alles markieren und kopieren.
Den kopierten Inhalt in eine leere Excel-Arbeitsmappe einfügen. Es wird zunächst der komplette Inhalt in die erste Spalte eingefügt.
Die erste Spalte markieren und Daten | Text in Spalten wählen. Der Textkonvertierungs-Assistent öffnet sich.
Im Schritt 1 den Dateityp Getrennt auswählen.

Im Schritt 2 das Trennzeichen Semikolon auswählen.

Im Schritt 3 alle Spalten markieren (über die Bereichsauswahl mit der Shift-Taste) und das Datenformat Text zuweisen.

Den Assistenten mit Fertigstellen beenden.

Die Daten können nun bearbeitet und im Format csv gespeichert werden.

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

vogtsburger — Thu, 23 Mar 2023 16:41:55 GMT

... wenn man nach Öffnen des Buchungsstapels die Zelle F1 (die 17-stellige Zahl) als "Text" formatiert (rechte Maustaste ---> "Zellen formatieren" ---> "Text")

und nach Fertigstellung der sonstigen Bearbeitung den Buchungsstapel im CSV-Format speichert, dann fuktioniert der Import des Buchungsstapels in REWE

Excel ist eben 'überintelligent' und interpretiert Ziffernfolgen standardmäßig als Zahl

In diesem Fall hat die 17-stellige Ziffernfolge aber nicht die Funktion einer Zahl, sondern wird als Text ausgewertet

Fazit:

im Zweifelsfall den Buchungsstapel besser mit einem Editor nachbearbeiten oder bei starker Abneigung gegen Editoren dann doch Excel verwenden, aber den Inhalt der Zelle "F1" als Text formatieren (entweder mit dem vorangestellten Apostroph oder mit "Text formatieren -> "Text")

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

peter — Fri, 24 Mar 2023 06:13:02 GMT

Hallo @Antje_Naumann

das Öffnen im Editor und Copy & Paste nach Excel kann man sich doch eigentlich sparen wenn man in Excel über Daten - Externe Daten abrufen geht und den Punkt "Aus Text" wählt.

Es öffnet sich dann direkt der Textkonvertierungs-Assistent.

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

vogtsburger — Fri, 24 Mar 2023 07:21:18 GMT

... stimmt, @peter

... diese Konvertierungsaktionen sind aber trotzdem allesamt (aus meiner Sicht) viel zu umständlich.

Bei jedem neuen Öffnen mit Excel beginnt das 'Spiel' von neuem

Ich frage mich nach wie vor, warum man einen Buchungsstapel überhaupt nachbearbeiten will bzw. nachbearbeiten muss. Excel ist hier ein eher schlecht geeignetes 'Werkzeug'

Wenn es nur um die Änderung der Ordnungsbegriffe (Beraternummer, Mandantennummer) geht, gäbe es bessere Alternativen. Sie lassen sich auch noch direkt beim Importieren in REWE ändern.

Aber die einzelnen Buchungssätze will man ja (hoffentlich) nicht auch noch nachbearbeiten

Nachtrag:

in einem Buchungsstapel können sich einige 'Problem-Kandidaten' befinden, die beim Öffnen und anschließendem Speichern mit Excel Probleme bereiten (können), z.B. führende Nullen, Texte, die von Excel als Datum interpretiert werden, Texte, in denen Apostrophe, 'Gänsefüßchen' oder Sonderzeichen enthalten sind etc.

konkretes Beispiel:

Ich selbst habe es regelmäßig mit Buchungsstapeln zu tun, die mehr als 100.000 Einzel-Buchungssätze enthalten. Da REWE aber nur knapp 100.000 Buchungssätze importieren und verarbeiten kann, müssen solche Buchungsstapel gesplittet werden

... mache ich 'natürlich' nicht mit Excel ... wäre mir viel zu riskant

Excel 'pfuscht' nämlich immer wieder gerne im Datenformat herum

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Hoerner — Fri, 24 Mar 2023 08:54:16 GMT

@Alle: Zunächst vielen Dank für die zahlreiche Unterstützung!

@vogtsburger Es geht darum einen Buchungsstapel zu entwicklen, der aus einem ERP-System exportiert und mittels Stapelverarbeitung in REWE eingelesen wird. Es geht um die Bestandsveränderungen bei RHB-Stoffen und insbesondere bei HF-Erzeugnissen. Letztere müssen auf Kundenebene ermittelt und auch gebucht werden, da diese in der Kostenrechnung weiterverarbeitet werden sollen. Letzendlich geht es um eine "Automatisierung". Ich habe nun versucht den entsprechenden Buchungsstapel zu entwicklen und zu testen. Daher die "manuelle" Bearbeitung.

Natürlich soll später der Buchungsstapel beim Ex-/ Import nicht mehr verändert werden.

Mein persönliches Fazit:

Excel erscheint mir ungeeignet. Die beiden Editoren notepad++ und TextPad 9 sind da deutlich besser. Auch wenn man hier nur auf Zeilenebene arbeiten kann. Aber weningsten werden hier die Formatierungen beibehalten.

Nochmals Danke an alle und ein schönes Wochenende.

Freundliche Grüße

Robert Hörner

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

peter — Fri, 24 Mar 2023 10:19:35 GMT

Hallo @Hoerner

bei Notepad++ gibt es ein Plugin um z.B. die einzelnen Spalten farblich hervorzuheben

CSVLint/docs at master · BdR76/CSVLint · GitHub

Evtl. ist auch das Plugin csvQuery interessant: damit kann z.B. die Daten in Spalten darstellen lassen:

Individuelle Buchungsstapel im Format .csv erstellen

Hoerner — Fri, 24 Mar 2023 11:23:11 GMT

@peter

Vielen Dank. Die beiden Plugins machen das Bearbeiten deutlich übersichtlicher.

Freundliche Grüße

Robert Hörner