Thema "Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?" in Betriebliches Rechnungswesen

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Wed, 25 Jan 2023 14:10:54 GMT

Hallo Zusammen.

wir können unmöglich die einzigen sein, die das Problem haben.

Mandat nutzt Lexoffice, oder ähnliches digitales Programm, ist aber eine Jahresbuchhaltung, für die sich nicht mal Belege-Online lohnt. Wäre doch cool, wenn man die heruntergeladenen Belege nach DMS hauen könnte und hier die Verknüpfung zu den Buchungen erhalten bliebe.

Ist jetzt noch nicht mal unmöglich. Man muss "nur"

* Buchungen und zip-Belege herunterladen,

* die zip-Belegdatei bei einem anderen Mandat hochladen (via Belegupload),

* in DUO die Belege in den Posteingang verschieben,

* in Kanzlei-Rewe via Mandant ergänzen die Belege aus DUO nach DMS ziehen,

* die Belege in DMS auf das richtige Mandat kopieren und nur noch

* die doppelten Belege auf dem Dummy-Mandat wieder löschen (weil Speicherplatz und so)

Spielt man die Buchungsstapel mit den hinterlegten Belegen nun ein überleben sogar die Belegverknüpfung.

Kennt wer eine Methode DMS mit den Belegen zu füttern, die das auch kann oder mache ich mir das Leben unnötig schwer?

Liebe Grüße

Keksecke aus Köln

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

m_altstetter — Wed, 25 Jan 2023 14:21:20 GMT

Hallo,

warum nicht direkt Belege Online für den richtigen Mandant buchen und dort die Belege hochladen? Das ganze hin und her kopieren kostet mehr Zeit/Geld, als die 3,50 für Belege Online und man müllt sich DMS nicht zu.

Grüße

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Wed, 25 Jan 2023 14:27:55 GMT

Hallo,

weil das sehr überschaubare Mandate sind, bei denen 50 € zusätzlich auf der jährlichen Rechnung für 20 Belege ein signifikanter Posten sind.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

andrereissig — Wed, 25 Jan 2023 14:51:25 GMT

Naja, eine Stunde Datenrumgefuchtel (wenn eine Stunde überhaupt reicht) kostet Sie sicher mehr, wenn Sie nicht äußert caritative Stundensätze haben oder den Job ehrenamtlich machen.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Wed, 25 Jan 2023 14:54:16 GMT

So dauert das bei 40 Belegen etwa 15 bis 20 min. (so lange man weis, welche knöpfchen auf welcher Seite man gerade drücken muss.) Und damit es rentabel bleibt, suche ich ja nach einer alternative in Form von "DMS friss" 🙂

Korrektur:

Zeitenerfassung geprüft: Eher 10 Minuten in denen man parallel die Stapel in ReWe einspielt

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

andrereissig — Wed, 25 Jan 2023 14:57:35 GMT

Da würde ich die Belege lieber direkt lokal entpacken und in die DMS hineinspeichern, denn Sie können als Quelle für digitale Belege ja auch die DMS direkt angeben. Der Umweg über Belege online ist da eher Folklore.

Bei einem Beraterwechsel bleiben die Belege dann zwar bei Ihnen hängen, aber eine 100 %ige Lösung gibt es hier wohl nicht.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Wed, 25 Jan 2023 15:03:09 GMT

Genau dies ist Kern der Frage:

Gibt es eine Option für die Ablage nach DMS, der die Zuweisung der Info "Beleglink" aus der document.xml im Beleg-zip Ordner respektiert.

Denn meines Wissens nach:

Legt man die Belege aus der zip über den Dokumentenkorb nach dms bekommen die Belege einen anderen Beleglink, der nicht mehr mit dem aus den exportierten Buchungsstapeln übereinstimmt, und ich kann den süßen Beleg links von der Buchung nicht mehr nutzen ohne alle Belege händisch zuzuweisen.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

olafbietz — Wed, 25 Jan 2023 15:16:39 GMT

Um das Ganze einheitlich zu gestalten, wäre es am besten, alle Belege in "Belege online" zu haben.

Das wollen die Kleinstmandate aber nicht zahlen.

DATEV will den Kleinstmandaten auch preislich nicht entgegenkommen: https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Preismodell-f%C3%BCr-Jahresbuchhaltungen-und-Kleinf%C3%A4lle/idi-p/123356 Kurz gesagt: DATEV ist es egal, ob Sie gleichgerichtete oder effiziente Abläufe im Büro haben.

Es bleibt also die Lösung von @andrereissig oder die Kündigung der Mandate der Klasse "Kleinstmandate", weil unlukrativ.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

olafbietz — Wed, 25 Jan 2023 15:19:35 GMT

Danke.

Markieren Sie aber bitte auch die Antwort von @andrereissig als Lösung!

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Wed, 25 Jan 2023 15:22:23 GMT

Die hat den Flaire von "eure Armut kotzt mich an" aber nicht so schön eingefangen.

Dafür aber fantastisch geholfen den Kern der Frage zu verdeutlichen.

Entsprechend geschehen.

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Wed, 25 Jan 2023 17:26:49 GMT

... es würde mich allerdings überraschen, wenn die Beleglinks (GUIDs) aus LexOffice, die ja eigentlich für "Belege Online" 'gedacht' sind, direkt für "DMS" verwendbar wären

... da gibt es ja so 'kleine, aber feine' Kürzel für die vorgesehenen Anwendungen für die Digitale Beleganzeige

("BEDI", "DDMS", "FDMS", ...)

... aber ich lasse mich auch gerne mal positiv überraschen, wenn ich auf dem falschen Dampfer bin

... ich bin diesen 'Jakobsweg' über alle Dörfer nämlich noch nicht gegangen 😎

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

guenther — Wed, 25 Jan 2023 17:35:44 GMT

Bei Kleinmadaten mit Lexoffice exportieren wir nur den Buchungsstapel ohne Belegbilder.

Lexoffice öffnen wir auf dem anderen Bildschirm. Wenn man einen Beleg sucht, findet man den ganz schnell, wenn man bei Belege in Lexoffice nach dem Betrag oder der Rg-Nr. sucht.

Jeden Beleg sehen wir uns da nicht an, wir machen nur eine Plausibilitätskontrolle.

Benötigte Belege kann man dann noch einzeln herunterladen, in DMS/Dokumentenablage ablegen und mit der Buchung in ReWe verknüpfen.

Die Bescheinigung stellen wir dann immer mit "vom Mandanten erstellte FiBu" aus.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Wed, 25 Jan 2023 17:47:49 GMT

... mir ging es nicht nur um Klein(st)mandate, sondern auch um die Frage, ob die für "Belege Online" vorgesehenen Beleglinks aus LexOffice oder aus einer anderen Fremd-FIBU überhaupt direkt oder mit geringem Aufwand für die Ablage in "DMS" oder in der "Dokumentenablage" verwendbar wären

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Thu, 26 Jan 2023 06:15:14 GMT

... oder nochmal als Frage formuliert:

... kann man den Pfad in der "document.xml" auf einen lokalen Pfad 'umbiegen', um die Digitalen Belege lokal inkl. der Beleglinks in "DMS" oder "Dokumentenablage" abzulegen ?

... wie gesagt, es würde mich überraschen, wenn das überhaupt oder mit einfachen Mitteln ginge, da die Datev diesen Weg sicher nicht vorgesehen hat und der XML-Belegtransfer von Kopf bis Fuß auf DUO eingestellt ist

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

bodensee — Thu, 26 Jan 2023 07:22:48 GMT

Machen wir seit Jahren genau so.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

harnold — Thu, 26 Jan 2023 21:26:17 GMT

Ich verstehe nicht warum nicht der Rechnungsdatenservie 1.0 genutzt wird....In der DMS brauche ich die Belege nicht. Oder habe ich etwas nicht verstanden?

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Thu, 26 Jan 2023 21:35:50 GMT

@harnold schrieb:
Ich verstehe nicht warum nicht der Rechnungsdatenservie 1.0 genutzt wird....In der DMS brauche ich die Belege nicht. Oder habe ich etwas nicht verstanden?

.. soll ja nur eine alternative Ablage der Digitalen Belege sein

.. aber aus meiner Sicht sollte man besser die paar Belege kanzleiintern in DUO verwalten, anstatt solche Klimmzüge zu machen

Der Mandant benötigt dann keinen separaten DUO-Vertrag

... rein technisch interessiert es mich aber schon, ob z.B. größere Mengen an Digitalen Belegen z.B. aus LexOffice, mit wenig Aufwand in das DMS oder in die Dokumentenablage 'geschaufelt' werden könnten

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Fri, 27 Jan 2023 08:38:01 GMT

... rein technisch interessiert es mich aber schon, ob z.B. größere Mengen an Digitalen Belegen z.B. aus LexOffice, mit wenig Aufwand in das DMS oder in die Dokumentenablage 'geschaufelt' werden könnten

Die oben beschriebene Variante ist begrenzt auf "Max. 500 Belege pro Hol-Vorgang ... mit nicht mehr als 200 MB" (Punkt 2.1.3 aus dem Dokument 1036470 [siehe unten]).

Der begrenzende Faktor ist hier das Ziehen der Belege aus dem Posteingang von DUO via ReWe "Mandant ergänzen". (https://apps.datev.de/help-center/documents/1036470)

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Antje_Naumann — Fri, 27 Jan 2023 09:16:01 GMT

Hallo @Keksecke,

der Import von Belegen aus Fremdprogrammen in DMS/Dokumentenablage ist nur möglich, wenn das Fremdprogramm die "Begleitdateien" in einem DATEV-konformen Format exportiert. Die entsprechenden Angaben finden Sie im Dokument DOK92043 beim Import von Belegen aus Fremdprogrammen.

Sind diese Voraussetzungen im Fremdprogramm nicht umgesetzt, können die im Thread teilweise bereits genannten folgenden Alternativen verwendet werden:

Rechnungsdatenservice 1.0
Buchungsdatenservice
Belegbilderservice.

Wie ebenfalls schon korrekt geschrieben benötigt der Mandant dafür keinen eigenen DUo-Vertrag, wenn es ausschließlich um die Ablage der Belege aus dem Vorsystem geht und der Mandant selbst keine Anwendungen nutzen soll. Die Kanzlei kann die vom Mandanten zur Verfügung gestellte zip-Datei mit den Belegen und der document.xml selbst über den Belegtransfer hochladen.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

bodensee — Fri, 27 Jan 2023 10:03:52 GMT

Kein DUO Vertrag ist korrekt, aber Belege online mit 3,50 je Monat bleibt doch , oder ?

Und das ist eben gerade bei kleinen Mandanaten in aller Regel nicht darstellbar, bzw. ist das Kosten / Leistungsverhältnis für die reine Belegablage , die dann zudem doppelt ist weil in Lexoffice liegen die Belege ja schon in der Cloud, zu teuer.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Fri, 27 Jan 2023 13:06:26 GMT

@Keksecke ,

Ihren oben beschriebenen 'WorkAround' werde ich mit Sicherheit nicht anwenden, da es für kleine Beleg-Volumina bessere und trotzdem 'kostengünstige' Möglichkeiten gibt und für größere Volumina sowieso nicht geeignet wäre

Der direkte lokale Import als "Dokumentensammlung" klingt aber interessant.

... gut möglich, dass man auch LexOffice-Rechnungsdaten und -Belege (irgendwie) als "Dokumentensammlung" nach "DMS" oder in die "Dokumentenablage" 'beamen' und die Digitale Beleganzeige in REWE nutzen kann ...

... falls es gute Gründe für diesen Weg gibt

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Antje_Naumann — Tue, 31 Jan 2023 15:01:16 GMT

Hallo @bodensee,

das ist richtig. DATEV Belege online wird ab dem Monat der Anlage des Bestandes mit 3,65 Euro je Monat (seit 01.01.2023) berechnet.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

olafbietz — Tue, 31 Jan 2023 15:58:47 GMT

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

bodensee — Tue, 31 Jan 2023 15:55:34 GMT

Die neuen Preise habe ich - Gott sei Dank - noch nicht im Kopf🤣

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Tue, 31 Jan 2023 16:28:38 GMT

Nur weil die Datev in 2021 77,5 Mio Gewinn gemacht hat, heißt das noch lange nicht, dass wir hier vom Thema abkommen müssen.

Nun wollen wir aber auch nicht unser Mitgefühl mit dieser starken Genossenschaft verlieren, die der Pandemie und den Flutopfern zum trotz (keine Fiktion, steht so in den ersten Zeilen des Berichts) an Ihren Werten festhalten, dass sich kleine Mandate nicht genug rechnen (EDIT:der 2. Teil des Satzes IST meine Fiktion).

Vernachlässigbar, dass Belege einfach ins DMS abgelegt werden können. Es funktioniert ja aber auch!

Zwar sehr umständlich, aber die Drittsoftwareanbieter könnten ja auch mal aus den Puschen kommen und die Extraschritte gehen, die man umgehen kann, und einen weiteren Export anbieten.

Die müssen sich doch eh regelmäßig anpassen. Dann kann man doch auch noch das kleine bisschen flexibler sein.

Was? Vom Thema abgekommen...ups, sorry. Ähm... Ja, die 3,65 € (ab dem 01.01.) müssen auf dem oben beschriebenen Weg ja aber auch nur bei dem einen Mandat bezahlt werden.

Auch ein allgemeines Uploadmandat, dass hierfür missbraucht wird, ist denkbar.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

vogtsburger — Tue, 31 Jan 2023 17:32:57 GMT

... heute hätte ich auch wieder 'schönes', reales 'Fremd-Fibu-Material' eines neuen Mandats, mit dem ich die Verknüpfung der 250 Belege mit dem Buchungsstapel und die lokale Speicherung in der Dokumentenablage testen könnte .... wenn ich etwas mehr Lust und Zeit für solche 'Spielereien' hätte.

Leider gibt es ja keinen 'offiziellen', dokumentierten Weg für den Import in eine lokale Belegeablage

Aber da ich schnell zum Ziel kommen will, nehme ich eben wieder den erfolgversprechenderen Weg der Verknüpfung mit "ISWL_Beleg2Buchung", dem anschließenden Hochladen der Belege nach DUO und dem Importieren und Verarbeiten des aktualisierten Buchungsstapels in REWE

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

NadimBhatti — Tue, 31 Jan 2023 17:59:50 GMT

@Keksecke schrieb:
Hallo,

weil das sehr überschaubare Mandate sind, bei denen 50 € zusätzlich auf der jährlichen Rechnung für 20 Belege ein signifikanter Posten sind.

12 x 3,65€ => 43,80 EUR - wenn ich super fair bin, rechne ich "nur" 20,00EUR PuT ab; damit entstehen dann echte Kosten von 23,80 EUR für die Buchführung.

Dazu rechne ich ja auch noch den JA + PuT ab. Verbleiben 3,80 EUR + Druckkosten JA.

Wenn ich meine eigenen Opportunitätskosten rechne (und dazu zählen auch schon "nur 10 Minuten" + weitere Minuten, die ich mit der "Problemkonstruktion" verbracht habe, lohnt sich ein Bestand Belege online also immer und ohne Ausnahme.

Es wandert mittelfristig alles in die Cloud. Ich würde mich also möglichst früh darauf einlassen, anstatt für wenige Jahre Umwege zu suchen. Denn der Baustein "Belege online" ist für das gegebene Szenario kein MVP, sondern mehr oder weniger fertig.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

prudentius — Tue, 25 Jul 2023 08:55:25 GMT

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass wenn man unbedingt die Belege verknüpft haben möchte in der Buchhaltung, dass man für den Mandanten Belege Online kaufen sollte.

Wie verhält sich das mit Jahresbuchhaltungen, wenn ich am Anfang des Jahres den StB-Zugang zu Lexoffice vom Mdt bekomme und alle Buchungen inkl. richtig verknüpften Belegbildern in Kanzlei Rewe importieren möchte. Dann brauche ich doch Belege Online nur für den einen Moment (also max. 1Monat) und das nächste mal wieder erst in 12Monaten. Kann man Belege online nur für einen Monat bestellen? Macht das jemand so?

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

wwinkelhausen — Tue, 25 Jul 2023 09:03:11 GMT

Dann würden die Belege nach einem Monat gelöscht und wenn Sie im Vorjahr was nachschauen wollen, hängt kein Beleg mehr dran. Bei einer Prüfung auch nicht mehr.

Ich glaube, die Kündigungsfristen sind bei DATEV schon länger. Mit dem ganzen Bestellen und Kündigen verbraten Sie doch schon mehr Kosten als die Jahreskosten für Belege Online betragen.

Lexoffice ohne Belege Online - geht das einfacher?

Keksecke — Tue, 25 Jul 2023 09:03:18 GMT

Zusammengefasst: Wie IMMER Beim StB: Kommt drauf an.

Es wäre cool, wenn das ginge. Aber die Datev stellt einem die Daten ja ganzjährig zur Verfügung. Und die Daten verbrauchen ganzjährig Platz auf dem Server. (Gerade wenn Mandanten zum Fotographen werden und hochauflösende Bilder Ihrer Belege schießen und es aus Herausforderung sehen die 5MB pro Bild zu knacken.)

Aber gerade bei Jahresbuchhaltungen kommt man klar, wenn man Lexoffice auf dem 2. Bildschirm öffnet und die Belege einzeln nebenher öffnet.

Sollten es JA-relevante Belege sein: gleich Runterladen/Druck-nach-DMS