Thema "Wir suchen eine kleine, gut organisierte Kanzlei zum Erfahrungsaustausch bzgl. digitaler Prozesse" in Betriebliches Rechnungswesen

Wir suchen eine kleine, gut organisierte Kanzlei zum Erfahrungsaustausch bzgl. digitaler Prozesse

fefe — Wed, 07 Jul 2021 09:50:50 GMT

Liebe Community,

wir sind eine kleine, gut organisierte Kanzlei, die zum Erfahrungsaustausch andere Kanzleien sucht, um digitale Prozesse einzuführen und vorab zu durchdenken. Unser aktuelles Projekt ist die digitale Jahresabschlussunterlage. Wir haben uns schon viele Varianten angeschaut (DMS-Vorgangsmappe; Varianten in Excel; neue Kontenabstimmliste in REWE-Jahresabschluss; DATEV-Dokumentation Jahresabschlusserstellung für Bilanzierer; One Note), sind aber noch nicht zu einem perfekten Ergebnis gekommen, mit dem wir zufrieden sind. Daher suchen wir Kanzleien, die an einer guten Lösung für die digitale Arbeitsunterlagen für den Jahresabschluss interessiert sind zum Erfahrungsaustausch. Unser Ziel ist, dass wir erst gar nicht mit einem Papier-Jahresabschlussordner arbeiten (und diesen dann zum Ende der Bearbeitung ins DMS dann einscannen). Wir möchten eine Lösung, die von Anfang bis Ende ohne Papier funktioniert. Idealerweise in der DATEV-Umgebung und nicht in One Note oder anderen Software- bzw. Cloudlösungen.

Bei Interesse schreiben Sie uns einfach eine Mail mit Ihren Kontaktdaten an folgende Mailadresse: info@stb-flemming.de.

Beste Grüße

Andreas Flemming

Steuerberater

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metalposaunist — Wed, 07 Jul 2021 09:56:24 GMT

Ist genau für solche Fälle nicht das neue DATEV Partnerprogramm ab 1. Juli 2021 gedacht?

Müsste dann, meine ich wohl, der Member Advisory Zweig sein: www.datev.de/partner-netzwerk Schade, dass die Suche noch immer nicht verfügbar ist. Sonst hätten Sie die gleich nutzen können als einer der ersten wohl 😬.

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andreashofmeister — Wed, 07 Jul 2021 10:06:00 GMT

Es gibt den DATEV-IT-Club oder die "experts4future" (experts4future ), moderiert u.a. von @Katja_Knoedel, @Heike_Schueller , die wiederum viele Kontakte zu eben der Zielgruppe haben, die Sie suchen, @fefe .

Nun sind Katja und Heike ja hier markiert und werden diesen Thread sicher lesen.

Also mal warten.

Sollte bestimmt klappen!

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s_seibold — Wed, 07 Jul 2021 10:14:50 GMT

@fefe

Hallo Herr Flemming,

ich bin für einen direkten Austausch offen.

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bfit — Wed, 07 Jul 2021 10:26:57 GMT

Moin Herr Flemming,

bei mir gibt es seit Jahren nur noch digitale JA-Unterlagen.

Erst haben wir jahrelang mit den DATEV-Vorgangsmappen gearbeitet, die damals der Grund waren, warum ich in 2013 von der Dokumentenvorlage auf DMS umgestiegen bin, aber seit 2018 verwenden wir zur Erstellung er JA-Unterlagen die App GoodNotes auf dem iPad und mit Pencil. Sind die Unterlagen fertig, werden Sie in DMS abgelegt.

Dieser Umstieg war für mich der Quantensprung, da alles, was die Erstellung der digitalen JA-Unterlagen mühsam gemacht hat, wegfiel (z. B. die Beschriftung oder das Markieren von pdf-Dateien per Tastatur oder Maus). In GoodNotes kann man pdf-Dateien sortieren, beschriften, zusammenfügen oder farblich markieren wie auf Papier. Die Datei wird nicht in einer Wolke gespeichert (solange man GoodNotes nicht willentlich in der iCloud synchronisiert) und wir nutzen das iPad als weiteren Monitor (im übertragenen Sinne). Weiterer positiver Aspekt: mit dem iPad habe ich bei einer Jahresabschlussbesprechung mit dem Mandanten auch immer meine JA-Unterlagen dabei.

Nachdem ich manchmal noch in den alten Vorgangsmappen etwas nachgucke, bin ich jedes Mal noch zufriedener mit meiner Lösung, denn ich finde nicht, dass die Vorgangsmappen nach dem Umstieg auf das neue DMS an Übersichtlichkeit gewonnen haben.

Letztlich wäre auch ich froh, wenn die DATEV-Programme hier eine Lösung anbieten würden, aber darauf zu warten habe ich aufgegeben. Bis die DATEV hier für mich als Kleinstkanzlei einen Weg anbietet, der für mich passt und auch bezahlbar ist, bin ich voraussichtlich in Rente. In diesem Zusammenhang finde ich aber den neuen Jahresabschluss, mit der Möglichkeit Stati und Notizen zu den Konten zu erfassen, einen Fortschritt.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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merchantofdoubt — Wed, 07 Jul 2021 13:07:47 GMT

Meine Vorgehensweise:

Mandant schickt Unterlagen. Ich archiviere die Unterlagen im DMS nach Themengebiet (JA AV, JA Ford. L+L,...). Hierbei archiviere ich immer zuerst die Dokumente einer Bilanzposition, verknüpfe dann die Dokumente/AU mit der zugehörigen Bilanzposition in AP und bearbeite dann die Bilanzposition in AP Comfort.

Dadurch wird der Bericht in AP Comfort zu einem Art Inhaltsverzeichnis der wesentlichen Bilanz- und GuV-Positionen.

Diese Arbeitsmethode führt dazu, dass man sich den Papierordner sparen kann. Dies gelingt selbst dann, wenn der Mandant alles in Papier schickt. (Das sollte dem Mandant schnellstmöglich abgewöhnt werden.)

Bei Fremdbuchhaltungen lasse ich mir den GDPDU-Export Berichtsjahr + Folgejahr schicken. Die Daten schaue ich mir dann in ACL an.

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jjunker — Wed, 07 Jul 2021 13:18:18 GMT

Suchen Sie nur speziell für den JA oder auch für andere Prozesse?

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fefe — Wed, 07 Jul 2021 14:18:37 GMT

Hallo jjunker,

gern für alles, aber A-Priorität hat aktuell der JA. Daher wäre es schön, wenn es jemand ist, der sich darüber auch schon etwas intensiver Gedanken gemacht hat.

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fefe — Fri, 09 Jul 2021 11:13:58 GMT

Hallo bfit,

ich finde Ihre Nutzung über GoodNotes sehr interessant und würde mich darüber mit Ihnen gern einmal persönlich austauschen. Es wäre schön, wenn Sie mir eine Mail schreiben könnten an info@stb-flemming.de. Mir geht es vor allem um folgende detaillierte Fragen wie Administration, Ordnerstruktur (geht nach meinem Dafürhalten nur in One Note, aber nicht in GoodNotes). Wie ist das bei Ihnen gelöst?

Vielen Dank im Voraus.

Andreas Flemming

Steuerberater

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bfit — Fri, 09 Jul 2021 12:03:31 GMT

Moin,

ich schicke Ihnen gleich mal meine Kontaktdaten, der Einfachheit halber hier über die Community per PN.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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tax — Fri, 21 Mar 2025 08:06:38 GMT

@bfit schrieb:
...die App GoodNotes auf dem iPad und mit Pencil. Sind die Unterlagen fertig, werden Sie in DMS abgelegt.

......

Viele Grüße aus dem Norden,
bfit

Hallo @bfit

ich habe gerade Ihren Beitrag gelesen.

Ich hätte hierzu eine Fragen.

Wie tauschen Sie die GoodNotes Unterlagen untereinander aus?

Tax

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bfit — Fri, 21 Mar 2025 09:32:59 GMT

Hallo @tax ,

ich nutze für den Austausch von Dateien zwischen iPad und meinem Server die Cloud-Lösung von TeamDrive. Sie stammt von einem Hamburger Unternehmen, die Server dazu stehen in Deutschland.

Falls Sie noch weitere Fragen haben, gerne auch per PN.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Michael_Consten — Mon, 24 Mar 2025 06:01:44 GMT

Hallo Herr Flemming,

darf man fragen, wie sie es jetzt für sich gelöst haben?

Lieben Gruß

Michael Consten