Thema "Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?" in Betriebliches Rechnungswesen

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

unternehmertyp — Thu, 03 Jun 2021 18:20:28 GMT

Hallo,

ich habe aktuell ein Thema „auf dem Tisch“, das mich leider vollkommen verzweifeln lässt.😢😢

Vielleicht findet sich ja jemand, der mir helfen kann.

Sachverhalt:

Ein Mandant betreibt sog. „Dropshipping“. Er verkauft auf eBay verschiedene Artikel, die er bei Amazon Business bezieht und direkt durch Amazon zum Kunden transportieren lässt. Das Ganze spielt sich ausschließlich innerhalb der Bundesrepublik ab. Er hat nur deutsche Kunden, die Ware kommt nur aus deutschen Lagern von Amazon. Das Geschäftsmodell funktioniert fantastisch. Er hat beeindruckende Umsätze und erzielt erstaunlich gute Margen.

Problemstellung:

Vorab: Das Fibu-Mandat soll unter Nutzung von OPOS bearbeitet werden.

Der Mandant hat (Tendenz steigend) monatlich neben mehreren tausend Ausgangsrechnungen auch genauso viele Eingangsrechnungen.

Die Ausgangsrechnungen schreibt er mit einem Multichannel-System. Diese Rechnungsdaten kann ich unter Nutzung einer Fremdanwendung im Zusammenspiel mit Kanzlei-Rechnungswesen ziemlich problemlos buchhalterisch be- und verarbeiten.

Meine Schwierigkeit besteht in der Abwicklung der massenhaften Eingangsrechnungen (alle von Amazon). Mein aktueller Ansatz: Diese sollen stumpf vom Mandanten in Unternehmen online (Bearbeitungsform erweitert) erfasst und für die Fibu bereitgestellt werden, was an sich auch noch keine echte Schwierigkeit darstellt. Schließlich funktioniert der Buchungsassistent sehr gut. In Kanzlei-Rechnungswesen ist die Verarbeitung durch die Lerndatei für den Rechnungseingang eigentlich auch unproblematisch.

Allerdings wird im Rahmen der Texterkennung in DUO die Rechnungsnummer vorbelegt – nicht die Bestellnummer, die später bei Zahlung (neben anderen Angaben = nächstes Problem?) im Verwendungszweck der Bank (HOLVI) erscheint. Somit habe ich momentan keine Chance, einen vernünftigen Ausgleich der offenen Posten zu generieren.

Noch ein Hinweis: Die Anzahl der Eingangsrechnungen - bspw. durch Monatsrechnungen - lässt sich nicht reduzieren (ist wohl bei Amazon Businness nicht vorgesehen).

Hat jemand Erfahrungen mit einer derartigen Angelegenheit (hohes Eingangsrechnungsvolumen in Verbindung mit gewünschtem möglichst automatisiertem OPOS-Ausgleich)?

Ich bin für jeden Tipp dankbar!

Herzliche Grüße aus dem regnerischen Norden!

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martin65 — Fri, 04 Jun 2021 08:52:06 GMT

Wird jede Eingangsrechnung einzeln auf dem Bankkonto belastet?

Wird nur ein Kreditor (Amazon) verbucht?

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

unternehmertyp — Fri, 04 Jun 2021 10:32:52 GMT

Hallo @martin65 !

Zu den Fragen:

@martin65 schrieb:
Wird jede Eingangsrechnung einzeln auf dem Bankkonto belastet?
Wird nur ein Kreditor (Amazon) verbucht?

Beides kann ich mit "Ja" beantworten.

Ich habe mir - quasi über Nacht - nochmals Gedanken zu dem Thema gemacht:

Könnte evtl. "Beleg2Buchung" von DATEV mein Problem lösen? Habe leider bisher keine Erfahrungen mit der Anwendung.

Sofern ich unter den vielen verschiedenen Listen, die Amazon in Datei-Form zur Verfügung stellt, eine finde, die Order-ID und Rechnungsnummer beinhaltet, sollte es doch möglich sein, diese mittels "Beleg2Buchung" mit eindeutig bezeichneten PDF-Dateien zu verbinden. Anschließend Upload nach DUO (Order-ID muss in das für die Rechnungsnummer vorgesehene Feld), Import in Rewe (dort erscheint die Order-ID dann in Belegfeld 1). Fertig!

Hmmm! 🤔

Bekomme ich anschließend den OP-Ausgleich problemlos hin (Order-ID ist Bestandteil des Verwendungszwecks bei HOLVI)???

Sonnige Grüße vom Hamburger Stadtrand!🌞🌞🌞

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

vogtsburger — Fri, 04 Jun 2021 11:43:11 GMT

... ISWL_Beleg2Buchung setzt einen Buchungsstapel (CSV-Datei) voraus, um loslegen zu können.

Wenn Sie einen Buchungsstapel erhalten oder selbst 'häkeln' können, dann funktioniert die Idee, aber sonst fällt mir momentan nur ein :

"viel Steine gab's und wenig Brot"

... am Hamburger Stadtrand müsste man dann den Speckgürtel enger schnallen :))

Nachtrag:

die Transaktionsberichte und -Übersichten sind auch nicht besonders datev-friendly 😉

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

martin65 — Fri, 04 Jun 2021 12:03:53 GMT

Wenn Amazon der einzige Kreditor ist, warum buchen Sie Amazon dann kreditorisch?

Sie könnten die Zahlungen an Amazon auf WE buchen. Vorausgesetzt es passt mit dem Umsatzsteuersatz.

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

unternehmertyp — Fri, 04 Jun 2021 12:05:47 GMT

Hallo @vogtsburger !

Vielen Dank für die Einschätzung! Ich werde mich näher damit befassen. Wenn es etwas bei Amazon gibt, dann sind es wohl Listen. Mal sehen, wie umfangreich die "Handarbeiten" an diesen werden. Eine manuelle Erfassung dieser Massen artet in Strafarbeit aus. Damit können sich alle Beteiligten nicht anfreunden.

Ich werde berichten.

Allerdings bin ich für weitere Vorschläge offen. Vielleicht hat ja noch jemand eine Idee.

Herzliche Grüße aus dem Hamburger Speckgürtel (an den ich mich so gewöhnt habe)!

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martin65 — Fri, 04 Jun 2021 12:06:18 GMT

Die Transaktionsberichte sind eher auf die Verkäufer, als auf die Käufer ausgerichtet.

Wenn man sich einmal eine CSV gestrickt hat, funktioniert es. Zu mindestens so lange, bis Amazon die Listen ändert.

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vogtsburger — Fri, 04 Jun 2021 12:16:16 GMT

... es gibt 'Dienste', die angeblich auch Amazon-Daten konvertieren können, vielleicht sogar in 'schöne' Datev-Buchungsstapel.

... ob die Ergebnisse zu gebrauchen sind, müsste man testen

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unternehmertyp — Fri, 04 Jun 2021 12:23:44 GMT

Hallo @martin65 ,

grundsätzlich gebe ich Ihnen Recht. Allerdings habe ich diese Lösung - zumindest bisher - aus verschiedenen Gründen verworfen: Es werden Einkäufe mit unterschiedlichen Steuersätzen getätigt. Außerdem möchte ich wenigstens eine stichprobenartige Belegprüfung durchführen (insbes. in Verbindung mit Retouren / Gutschriften). Zu guter Letzt fällt mir noch die vertrauenswürdige Archivierung der Belege in DUO ein (GoBD! 😉).

Am Rande: Irgendwie erstaunt mich die Thematik im Bereich der Eingangsrechnungen schon seit längerer Zeit. Alle Anbieter scheinen sich bisher nur auf massenhafte Ausgangsrechnungen zu stürzen.

Ansonsten: Ich bin für jeden weiteren Tipp dankbar!

Sonnige Grüße aus dem Norden! 😎☀️

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bodensee — Fri, 04 Jun 2021 14:30:10 GMT

Hatten Sie schon einmal auf dem Marktplatz der Datev nach Partnerlösungen Ausschau gehalten.

Ich habe gerade einen ähnlichen Fall ( Einkauf von Privat) Verkauf über Amazon Seller.

Partnerlösung ist von AmaZervice

amaZervice - Dienstleistungen und Software für Amazon-Händler

Das scheint zumindest auf den ersten Blick die Probleme der Massenrechnungen zu lösen. So weit ich das überblicke nehmen die eben exakt die Transaktionsprotokolle von Amazon und bauen die so um, dass automatisiert abgeglichen werden kann.

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vogtsburger — Fri, 04 Jun 2021 15:57:23 GMT

... normalerweise kommt hier beim Stichwort Amazon, Internetbanken usw. gleich eine 'Julianische Empfehlung' (oder ist es Eigenwerbung ?) für ein Tool, dessen Namen mit "SPE.." beginnt 😉

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

jjunker — Fri, 04 Jun 2021 17:24:00 GMT

Fiese Kombination.

Holvi funktioniert zum Glück ziemlich gut via MT940. Damit sind die Bankumsätze immerhin schon erledigt.

Welche Exportmöglichkeiten bietet Amazon bzgl. der Eingangsrechnungenrechnungen?

Und OSS auf dem Schirm?

Ich würde ja einfach ein weiteres Bankkonto eröffnen und bei Amazon als Zahlmöglichkeit den Lastschrifteinzug hinterlegen.

In dem Lastschrifteinzug steckt wiederum die Bestellnummer drin.

Nur einzelne Artikel bestellen oder zumindest Kunden bezogen. Damit generiert man lauter einzelne Abbuchungen nebst Bestellnummer

Beim Zahlungseingang ist die Bestellnummer auch enthalten? Dann wäre das Problem gelöst.

Opos Abgleich automatisieren gelöst.

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vogtsburger — Fri, 04 Jun 2021 18:22:48 GMT

@jjunker schrieb:
... Opos Abgleich automatisieren gelöst...

... würden Sie darauf wetten ?

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eliansawatzki — Fri, 04 Jun 2021 21:43:31 GMT

Wenn er ISO 20022 kennt wettet er nicht.

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

unternehmertyp — Mon, 07 Jun 2021 09:46:23 GMT

Hallo @bodensee , @martin65 , @vogtsburger , @jjunker, @metalposaunist !

Vielen Dank an alle für die Beiträge. Bin jetzt bereits am Bestellvorgang für "Beleg2Buchung". Mal sehen, ob das Programm meine Lösung sein wird.

@bodensee : AmaZervice ist leider definitiv keine Lösung meines Problems (Viele Eingangsrechnungen von Amazon). Dies wurde mir gerade von einer sehr netten Dame von AmaZervice explizit telefonisch mitgeteilt.

Ich werde allerdings weiter auf dem Marktplatz stöbern.

@jjunker : Aktueller Stand zum Export der Eingangsrechnungen bei Amazon: Diese werden bisher automatisiert von Invoicefetcher abgeholt. Lastschrifteinzug ist hinterlegt. Bin momentan dabei, eine csv bei Amazon Business zusammenzustellen. Dies kann man wohl - so mein aktueller Stand - ziemlich variabel gestalten.

Hinsichtlich des automatisierten OPOS-Abgleichs muss ich @vogtsburger beipflichten: Diesbezüglich bin ich momentan ebenfalls noch ziemlich unsicher.

Ach ja: Wieso OSS? Es spielt sich schließlich ALLES komplett im Inland ab. Oder habe ich da etwas noch nicht so richtig begriffen?

@vogtsburger : Bei besagtem Tool, dessen Name mit "SPE.." beginnt, sind wir hier ebenfalls schon angekommen. Mal sehen, mir schwebt noch ein weiterer Anbieter vor, den man ins Auge fassen könnte.

Und noch etwas bezüglich Ihrer Aussage "viel Steine gab´s und wenig Brot": Sie machen mir Angst! 😉 Woher wussten Sie von meinem Gartenbauprojekt des letzten Wochenendes? Bei diesem durfte ich als alter Bürohengst meine Knochen hinhalten und ausgiebig mit Beton und Granit hantieren. Würde Ihnen ja direkt ein Bild meines Arbeitsergebnisses anhängen, bin allerdings nicht ganz fertig geworden (Werden Menschen wie wir eigentlich jemals fertig? 😁😂🤣).

Vielleicht hat ja auch jemand von DATEV eine Idee (oder gar @andreashausmann). Ich würde mich wirklich über jeden konstruktiven Lösungsansatz freuen! Oder bin ich womöglich der einzige Mensch in Deutschland, der mit massenhaften Eingangsrechnungen kämpft?

Viele Grüße aus der Metropolregion Hamburg!

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

jjunker — Mon, 07 Jun 2021 09:56:25 GMT

@unternehmertyp das Problem bei Amazon ist, das soweit ich weiß kein Einfluss darauf besteht woher die Ware geliefert wird. Soll heißen Ich bestelle etwas und es ist im Berliner Warenlager und im Salzburger Warenlager vorhanden. Amazon beliefert München dann schon mal aus Salzburg. Oder sitze ich da gerade einer Ente auf?

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

vogtsburger — Mon, 07 Jun 2021 10:08:04 GMT

@unternehmertyp ,

... kööööstlich, Ihre 'User-Experience' im Bereich Gartenbau.

... bei der Beurteilung der Ergebnisse würde ich natürlich berücksichtigen, dass Ihre Kernkompetenzen evtl. nicht beim Betonieren liegen 😉

... apropos, @andreashausmann wird evtl. einen neuen Service 'in's Spiel bringen, dessen Name (ebenfalls) mit "tax" endet 😉

Problem: Hohes Eingangsrechnungsvolumen / DUO / HOLVI / OPOS - Wer kann helfen?

unternehmertyp — Mon, 07 Jun 2021 10:16:17 GMT

@jjunker : Da kann ich Ihnen - zumindest eingeschränkt - beipflichten. Es gibt bei Amazon Business allerdings ziemlich viele Stellschrauben. Ich bin gerade dabei, tiefer in diese Themenwelt einzusteigen. Jedenfalls habe ich mir ALLE bisherigen Eingangsrechnungen (=tausende) mittels Filterungen "angesehen". Eine (!) Rechnung weist auf einen Transport aus einem polnischen Lager nach ... (!!!) Helgoland 🏝 hin. Ansonsten: Alles von Deutschland nach Deutschland.

Das deutet für mich darauf hin, dass der Mandant irgendwo in seinem Account "irgendeine" einschränkende Einstellung vorgenommen hat. Auch hierzu werde ich gern berichten.

Grüße und bis bald!

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jjunker — Mon, 07 Jun 2021 10:21:26 GMT

Ein Fehler in der Buchhaltung reicht theoretisch die gesamte Buchhaltung in Zweifel zu ziehen.

Stichprobe: 20 Rechnungen. Eine würde OSS fallen. --> 5 % Schätzung. 🙄

ICh weiß ich spiele wieder den advocatus diaboli 🤗

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martin65 — Mon, 07 Jun 2021 11:46:37 GMT

OSS betrifft Ausgangsrechnungen.

Beim Empfang von Waren ist der Lieferant für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung verantwortlich.

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martin65 — Mon, 07 Jun 2021 11:48:56 GMT

Auch hier gilt, dass es Wareneinkauf ist. I.d.R. ist der Lieferant für die Rechnungsausstellung verantwortlich.

Thema innergemeinschaftliches Verbringen oder Lieferung aus dem EG-Mitgliedsstaat nach D. zurück.

Der Fall wurde hier nicht thematisiert.