Thema "Datenbestände per Mail versenden" in Betriebliches Rechnungswesen

Datenbestände per Mail versenden

Keller_2021 — Mon, 19 Apr 2021 13:15:53 GMT

Ich möchte Datensicherungen (Bestandsdienste) aus Kanzlei REWE per Mailversenden.

Diese sind sehr groß.

Weiß jemand eine Möglichkeit, diese zu verkleinern?

Oder eine andere Art des Versendens? (außer Postweg)

Eine Cloudlösung ist nicht unbedingt gewünscht.

Vielen Dank im voraus!

Datenbestände per Mail versenden

N_Wanke — Mon, 19 Apr 2021 13:20:26 GMT

Mir würde dann nur eine Zip Datei einfallen...habe es allerdings noch nicht selber probiert mit einer Datensicherung ob es auch funktioniert.

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andrereissig — Mon, 19 Apr 2021 13:21:54 GMT

Sie können die Größe der Bestände reduzieren, indem Sie nur einzelne Jahre exportieren oder den ANLAG-Bestand separat sichern.

Sollte das nicht funktionieren, bleibt Ihnen lediglich der Datenübertrag über das RZ, denn auch hier können Sie Daten in Kopie übertragen.

Wenn der Mandant und Sie keine Bedenken in Bezug auf den Datenschutz haben, bliebe noch die Lösung per Teamviewer Datentransfer oder über die DATEV Mandantenfernbetreuung.

Ansonsten bleibt Ihnen nur der physikalische Transport.

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metalposaunist — Mon, 19 Apr 2021 13:24:16 GMT

@Keller_2021 schrieb:
Eine Cloudlösung ist nicht unbedingt gewünscht.

Dann bleibt nur: auf einen USB-Stick und Auto 🚛 fahren. Oder oldschool per Post. Dann aber bitte mit einem sicheren Kennwort und das bitte nicht mit dabei legen, sondern per E-Mail mitteilen.

Im Ernst: Warum keine Cloudlösung 😲? Die DATEV CloudBox als Idee (wenn auch abgekündigt) ist perfekt dazu und auch mit Mandanten kann man so eben schnell und einfach große Datenmengen austauschen oder auch REWE/Lohn Daten sicher und verschlüsselt bereitstellen. Dann kann auch die lästige E-Mail Verschlüsselung entfallen.

@Keller_2021 schrieb:
Weiß jemand eine Möglichkeit, diese zu verkleinern?

Kann man nicht verkleinern, weil sich die Daten sehr schlecht komprimieren lassen. Ein Bild im JPG Format kann man auch nicht mehr komprimieren, weil das Format JPG an sich schon komprimiert speichert.

@N_Wanke schrieb:
Mir würde dann nur eine Zip Datei einfallen

Spart nichts an Größe ein. Vielleicht 0,1MB. Das hilft also nicht.

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ww3 — Mon, 19 Apr 2021 13:25:00 GMT

Verkleinern geht nicht.

Zip bringt keine nennenswerte Verkleinerung.

Dateitransfer über die Mandantenfernbetreuung geht auch bei großen Dateien.

Ist in der Hilfe zur Fernbetreuung gut beschrieben.

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N_Wanke — Mon, 19 Apr 2021 13:34:03 GMT

Das mit dem Dateitransfer per Mandantenfernbetreuung kannte ich noch nicht, klingt aber super.

Geht das relativ schnell oder wäre es da einfacher die Datensicherung zu machen und in eine Cloud zu jagen?

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chrisocki — Mon, 19 Apr 2021 13:37:24 GMT

@N_Wanke schrieb:
Das mit dem Dateitransfer per Mandantenfernbetreuung kannte ich noch nicht, klingt aber super.

Geht das relativ schnell oder wäre es da einfacher die Datensicherung zu machen und in eine Cloud zu jagen?

Das geht mit der MFB super einfach.

Die Geschwindigkeit ergibt sich aus den beteiligten Anschlüssen. Wenn Sie also einen entsprechend schnellen Upload haben, dann flutscht es...

Den Weg beschreite ich seit Jahren, auch wenn ich vom Mandanten Daten holen soll. Geht deutlich fixer ggü. Mail...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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metalposaunist — Mon, 19 Apr 2021 13:52:04 GMT

@N_Wanke schrieb:
Geht das relativ schnell oder wäre es da einfacher die Datensicherung zu machen und in eine Cloud zu jagen?

Geht schneller als die Cloud. Achtung: Der Berater braucht zum Starten der www.datev.de/mfb zwingend eine SmartCard! Das ist wieder der Nachteil der MFB; DATEV plant diese auch nicht kurzfristig SmartLogin-fähig zu machen. Das hatte ich schon mal nachgefragt.

Achtung 2: Auch wenn das Produkt das gleiche ist aber wenn der Mandant das Modul von www.datev.de/fb-online öffnet und sich verbinden will, klappt das nicht. Man muss zwingend Berater- und Kundenmodul von www.datev.de/mfb nutzen. FB-Online und das Kundenmodul von MFB sind optisch gleich / sehr ähnlich, aber sprechen nicht beide gleichzeitig mit dem Beratermodul. Warum? Weiß ich nicht. Von Teamviewer gibt's auch nur den QS (QuickSupport) der mit allen funktioniert.

www.datev.de/mfb ist ja nichts anderes als AnyDesk, Teamviewer, PC-Visit und wie sie alle heißen 😉.

Ist für "mal eben schnell" super. Will man langfristig einen sicheren Datenraum mit einem Mandanten etablieren, sodass man nur noch Daten ins Portal einstellen muss (weil der Mandant dann aktiv via E-Mail automatisch benachrichtigt wird) macht eine Cloudlösung mehr Sinn. Also alles, was man sonst via E-Mail ggf. monatlich verschicken würde und auch nicht in DUO passt (weil nicht alle Auswertungen dort auftauchen und kanzlei-eigene schon gar nicht), ist das auf alle Fälle eine sinnvolle Ergänzung für die gesamte Mandantschaft, die ggf. auch per Apps mobil auf den Datenraum zugreifen kann.

@Keller_2021 schrieb:
Diese sind sehr groß.

Groß ist relativ. Exchange Online hat ein 150MB Limit pro E-Mail. Ob der Empfänger auch eins hat und wenn ja, wie hoch das gesetzt ist, kann man ohne Nachfragen wohl nicht beantworten. Sonst kommt die E-Mail mit SMTP Fehler "Message Size Exeeds Limit" zurück.

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andrereissig — Mon, 19 Apr 2021 13:44:31 GMT

Wenn alle Stricke reißen, könnte man noch überlegen, die Sicherung mit ZIP in Teildateien aufsplitten zu lassen, die der Empfänger wieder zusammensetzt (z. B. max. 10 MB).

Ist aber ziemlich fummelig.

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N_Wanke — Mon, 19 Apr 2021 13:52:35 GMT

@metalposaunist @chrisocki werde das auf jeden Fall mal testen. Bei uns in der Kanzlei ist es vorallem für die Jahresabschlüsse. Wir haben einige Mandanten die die Buchhaltung selber machen aber es nach einem Jahr wieder vergessen haben wie die Datensicherung funktioniert. Aus dem Grund schalten wir uns dafür eh immer auf und machen das selber und lassen die uns dann per Mail senden. Versuche es dann nächste mal direkt über die mfb.

Danke schonmal👍

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metalposaunist — Mon, 19 Apr 2021 14:11:42 GMT

@N_Wanke schrieb:
Wir haben einige Mandanten die die Buchhaltung selber machen aber es nach einem Jahr wieder vergessen haben wie die Datensicherung funktioniert.

Dann entweder so lange zusammen ins DATEV RZ senden, bis es wann läuft oder eine kleine Anleitung fertig machen, für den Fall der Fälle. Dazu ist das DATEV RZ ja da, um Daten sicher auszutauschen, damit man's nicht umständlicher via Fernbetreuung machen muss aber geht damit auch, ja 😊. Viel Erfolg! 👍

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vogtsburger — Mon, 19 Apr 2021 14:16:15 GMT

... "Zu Guttenberg" hat die Methode copy&paste ja auch schon gut beherrscht 😉

... diese Fernwartungstools (inkl. der Datev-Mandantenfernbetreuung) sind für solche Zwecke geradezu prädestiniert.

Wir haben aber auch Mandanten, die uns zu nachtschlafender Zeit bis zu 80 MB in einzelnen E-Mails übertragen (weil Sie es können und nicht besser wissen 😁)

Wenn man als Kanzlei die E-Mail-Größe zu stark limitieren würde, hätte man noch mehr Arbeit damit.

Wenn ein REWE-Bestand eines Wirtschaftsjahres (*.dvsdrw) die Größe von 15 MB hat, würde ich den Bestand schon als groß bezeichnen (ca 150.000) Buchungssätze