Thema "Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle" in Betriebliches Rechnungswesen

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

Reisekostenrechner — Wed, 29 Jul 2020 19:47:35 GMT

Hallo,

eine Frage auch den Datev Support - können Sie mir das folgende bestätigen bzw. mich korrigieren, wo ich falsch liege:

1.) Die XML Dateien (zip mit Verwaltungsdatendateien, Belegsatzdatendateien und den Bildern - diese https://developer.datev.de/portal/de/dxso ) sind zum Import der Daten in DUO (entweder über Datev Belegtransfer oder über die online Schnittstelle). In den Belegsatzdatendateien sind Links auf die Bilder. Document.xml macht die Verbindung zwischen den Belegsatzdatendateien und den Bildern. Die Belegsatzdatendateien enthalten Angaben zum Beleg, die in DUO als Vorschläge verwendet werden können. Von da aus gehen die Daten nach Kanzlei Rechnungswesen.

2.) Die CSV Datei (EXTF...) dagegen dient dem Import der Buchungsdaten direkt nach Kanzlei Rechnungswesen.

3,) Wenn man sowohl die csv Buchungen als auch die Bilder via DUO in Kanzlei Rechnungswesen verknüpft haben möchte, muss man BEIDE Dateien verwenden und als Schlüssel wird die GUID(UUID) verwenden. Richtig? Übliches Vorgehen?

4.) Frage: wenn man in der csv Datei eine GUID/UUID angibt, für die es kein Belegbild gibt, erzeugt das einen Fehler?

5.) Sollte man, wenn man nach Punkt 3 vorgeht, also beide Dateien verwendet, dann nur die Buchungen mit Bild in die xml Datei aufnehmen, da die Buchung ja auch über die EXTF Datei kommt? D.h. in der xml datei ist nur eine Untermenge der Daten aus der csv Datei.

Für alle 5 Punkte gilt - habe ich das richtig verstanden?

Grüße

der Reisekostenrechner

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

Reisekostenrechner — Thu, 30 Jul 2020 07:09:15 GMT

Und eine Frage habe ich vergessen:

6) ist es korrekt, dass man dann in diesem Fall am besten die Meta infos über die Belege in der XML Datei weg lässt, da die Daten (Betrag etc) ja bereits über die csv Datei kommen?

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

Julian_Gaertner — Tue, 11 Aug 2020 07:59:59 GMT

Hallo @Reisekostenrechner,

vielen Dank für deine Frage!

zu 1)

Richtig, die XML Schnittstelle dient dem direkten Senden von Daten an DATEV Unternehmen online über den DATEV Belegtransfer in die jeweiligen Rechnungsbücher.

Die Daten können anschließend aus DUo bereitgestellt werden und in das lokal installierte DATEV Rechnungswesen übergeben werden.

zu 2)

Die "EXTF_" Datei (DATEV Format) kann direkt über die Stapelverarbeitung in das entsprechende DATEV Rechnungswesen Programm importiert werden.

zu 3) Die "EXTF_" Datei kann um die digitalen Belegbilder "erweitert" werden --> sogenannte gemischte Schnittstelle (CSV + PDF + XML ). Für die Umsetzung dieser Schnittstelle empfehlen wir eine individuelle Beratung durch einen DATEV Berater.

Alternativ kommt für diesen Zweck auch das Programm ISWL Beleg2Buchung in Frage, welches die CSV Datei im DATEV Format mit den dazugehörigen digitalen Belegbildern verknüpft. Die CSV Datei kann anschließend in Rechnungswesen importiert werden und die Belegbilder und die erzeugte document.xml werden als ZIP Datei nach DUo gesendet.

zu 4)

Die GUID/UUID wird im Feld "Beleglink" innerhalb der CSV Datei übergeben. Wenn kein entsprechendes Belegbild in DATEV Unternehmen online existiert, wird beim Aufruf des Belegbildes eine Fehlermeldung angezeigt.

zu 5 und 6)

Die gemischte Schnittstelle besteht aus den Buchungssätzen als CSV Datei, den digitalen Belegbildern als PDF und einer Verzeichnisdatei (document.xml), innerhalb welcher die GUID, Belegname der PDF und der jeweilige Ablageort in DUo mitgegeben wird. Die document.xml unterschiedet sich hier aber von der Verzeichnisdatei der XML Schnittstelle, da die Belegbilder in einem eigenen Ordner im Belegarchiv in DUo abgelegt werden und nicht in den Rechnungsbüchern.

Es werden daher keine Rechnungsdaten innerhalb der XML Datei übertragen, da diese bereits über die CSV Datei ins Rechnungswesen gelangen.

Auch hier empfehlen wir eine Beratung, sollten weitere Fragen hierzu bestehen.

Viele Grüße

Julian Gärtner

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

vogtsburger — Tue, 11 Aug 2020 10:38:33 GMT

... nur eine Verständnisfrage zu dieser Verknüpfungsthematik zwischen Buchungssätzen und den digitalen Belegen, ohne mich bisher stark damit beschäftigt zu haben.

Ich frage mich, ob man beim Digitalen Belegbuchen mit Ablage der digitalen Belege in der Dokumentenablage oder in DMS mit der gleichen oder einer alternativen gemischten Schnittstelle (CSV-, PDF-, XML-Dateien) arbeiten kann und ob man evtl. später bei Bedarf 'mit Sack und Pack' (also inkl. der Dateien, der GUIDs und der bestehenden Verknüpfungen) nach DUO umziehen kann.

Mir wäre es momentan nämlich sympathischer, wenn ich die Wahl zwischen der lokalen Belege-Ablage und der Ablage der digitalen Belege in DUO hätte.

Sorry, falls diese Frage zu abwegig oder zu trivial ist 😉

Übrigens,

Nicht nur die "Auswanderung" der digitalen Belege nach DUO wäre interessant, sondern auch die "Einwanderung" aus DUO zurück in die Dokumentenablage oder in DMS. Es gibt ja immer mal Gründe, die für das Eine oder das Andere sprechen könnten.

Nachtrag:

... einer unserer Mandanten kommt z.B. mit Daten aus einem SAP-System 'um die Ecke'.

Die Dateien sind (noch) nicht als Datev-Schnittstelle 'aufbereitet', enthalten aber alle erforderlichen Informationen zum Buchen (inkl. Doc-GUIDs, Beleg-Links, XML-Dateien, PDF-Dateien)

Die PDF- und XML-Dateien haben so 'schöne' Bezeichnungen wie z.B.

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Da man sowas ja nicht auswendig lernen oder manuell eintippen muss, wäre das vermutlich das kleinste Problem, es sei denn, dass die maximale Länge des Dateinamens überschritten wird.

Die Frage ist aber nach wie vor:

könnte man mit solchen Dateien auf die Suche nach einem 'lauschigen Plätzchen' gehen, lokal in der Dokumenten-Ablage oder in DMS oder in DUO ?

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

Reisekostenrechner — Thu, 13 Aug 2020 08:46:15 GMT

Hallo Julian,

vielen Dank für deine Antworten. Sie helfen uns weiter.
viele Grüße

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

Nida_Niazioglou — Tue, 18 Aug 2020 09:16:46 GMT

Hallo @vogtsburger,

es gibt die Möglichkeit die Belegbilder nach Datev Unternehmenonline zu übertragen.

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Dokumenten:

Belege aus Belege online nach Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic holen

Belege online - Digitale Belege abholen und bereitstellen

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

cschneider — Tue, 27 Sep 2022 11:48:02 GMT

Hallo Datev,

zu 1)

"der Umweg“ über Unternehmen online nach Rechnungswesen muss auf jeden Fall gemacht werden?

Oder gibt es auch einen Weg die XML Datei samt Belegen direkt in Rechnungswesen einzulesen und zu verbuchen?

Vielen Dank im Voraus.

Viele Grüße

Christine Schneider

Fragen zu XML und CSV Dateien/Datev Schnittstelle

metalposaunist — Tue, 27 Sep 2022 11:58:29 GMT

@cschneider schrieb:
Oder gibt es auch einen Weg die XML Datei samt Belegen direkt in Rechnungswesen einzulesen und zu verbuchen?

Nein, gibt es nicht. Die Belege sollten immer im DUO liegen, weil man mit dem DMS sonst einige Potentiale verschenkt.