Informationen zu siemonsen - DATEV-Community

siemonsen · ‎02.01.2024

Hallo, Mitarbeiter-Fehlzeiten pflegen wir mit Classic in der Rechnungsschreibung-Kostenkontrolle. Ich vermute, das könnte gemeint sein? Wenn das der Fall sein sollte, gibt es bei den Fehlzeiten auch die Kanzlei-Fehlzeiten, die dann natürlich auch bearbeitet werden können. Leider müssen wir in Norddeutschland da auch einige Streichungen vornehmen. Viele Grüße

siemonsen · ‎18.12.2023

Auch bei der Classic-Version funktioniert das in der Mandantenübersicht über das Kontextmenü wie beschrieben. Einfach markieren und Zuständigkeit ersetzen. Aber auch hier gilt es ab sofort. Die vorherige Zuständigkeit kann man dann nur noch aus der Änderungshistorie im Mandanten selbst sehen.

siemonsen · ‎10.11.2023

Hallo Joachim, bei Punkt 1 kann ich nicht helfen. Der Punkt 2 ist zu lösen. Wenn man über DMS Admin-Rechte verfügt kann man in der DMS Administration unter Organisation, die Status einrichten und auch bearbeiten. Dort kann man, wenn man den Status bearbeitet, den Haken für Kontextmenü und Kontextbezogene Links setzen. Damit wir dann kanzleiweit eingestellt, wo der entsprechende Status zu sehen sein soll.

siemonsen · ‎17.07.2023

Hallo, ich denke, die Frage zur Einrichtung ist ja schon beantwortet. Daher möchte ich nur generell einen kleinen Tipp anfügen. Da es aber auch bei uns immer wieder zu kleinen Pannen bei den Arbeitsplatz-Einstellungen kam und kommt, kann ich anraten, das Profil zu sichern. Das funktioniert wirklich einfach und schnell über den DATEV Arbeitsplatz/Extras/Profilverwaltung. Ist dann mal etwas weg, kann man sich die gewohnte Ansicht einfach dort unter Meine Sicherungen einspielen. Auch macht es Sinn, wenn eine Kanzlei individuell bereits für neue Mitarbeiter ein Profil bereit stellen möchte, dies dort zu hinterlegen. Viele Grüße

siemonsen · ‎05.06.2023

Guten Morgen, das empfinde ich auch als nicht gut gelöst. Weshalb wir unser Mail-Vorlage immer aus den Dokumenten starten. Wenn man die anzufügenden Bescheide etc. vorab markiert, kann man über die rechte Maustaste "Senden" und "als E-Mail Senden" auswählen. Dort sind dann die Bescheide direkt der Dokumentenvorlage der Mail. Vielleicht einfach den Weg zum Starten umdenken?

siemonsen · ‎15.05.2023

Liebe NicoleGG, tatsächlich funktioniert das. Wir haben innerhalb des letzten Jahres einen Großteil unserer Korrespondenz auf E-Mail umgestellt. Hierzu bietet die DATEV keinen vorgefertigten Prozess an, so dass man selbst ein wenig kreativ werden muss und ich bin sicher, dass es verschiedene Wege gibt, wie das Ganze an die eigenen Kanzleiprozesse angepasst werden kann. Die Steuerbescheidprüfung war eines der ersten Dinge , die wir dabei umgestellt haben. Zunächst bietet die DATEV-Mail-Vorlagen an, die man für den eigenen Bedarf umbauen kann. Das funktioniert, wenn man mit Vorlagen schon ein wenig gebastelt hat, recht einfach (siehe auch Dok.-Nr.: 1001426). Damit die Bescheidprüfung ihren Weg in unserer Kanzlei geht, arbeiten wir mit Status. Das heißt im Einzelnen: Der Bescheid kommt als Posteingang und wird eingescannt. Er erhält den Status zur Prüfung. Der Bearbeiter prüft und setzt die Bearbeitungsvermerke und Stempel und möchte das Schreiben erstellen lassen. Er erhält den Status Sekretariat. Das Sekretariat erstellt die Mail mit der Vorlage und den Anlagen. Man setzt das Schreiben auf zur Unterschrift. Die GF prüft das Schreiben. Das Schreiben erhält den Status geprüft. Das Sekretariat sendet das geprüfte Schreiben raus und erledigt PA und Fristen. Das Schreiben wird auf erledigt gesetzt. Wichtig dabei ist, dass die Kollegen die entsprechenden Filter eingerichtet haben, die Ihnen die Schreiben mit den für sie relevanten Status auch anzeigen. Weiterhin hat mich am Anfang in den Wahnsinn getrieben, dass die die Mail am Anfang nur in DMS gespeichert werden darf und dann als Entwurf im Outlook bleibt. Nur der Ersteller hat auf sein Outlook Zugriff. Die Mail kann in DMS aber geändert und gesendet werden, indem man das Schreiben zur Bearbeitung auscheckt und anschließend wieder eincheckt. Es hat ein wenig gedauert, bis ich das begriffen habe. Weiterhin sollte man bei mehreren Bescheiden beachten, erst die entsprechenden Anlagen markieren und dann rechte die Maustaste Senden/als E-Mail senden/E-Mail Vorlage verwenden. So hat die GF schon ein komplettes Dokument mit den Anlagen zur Prüfung in DMS. Auch haben wir die Informationen in der Mail gegenüber zu unseren früheren Schreiben der Einfachheit halber zusammen gestrichen. Während wir früher auch brav alles aufgelistet haben, beschränken wir uns heute auf Gesamtzahlungen und -termine. Das ist erst mal eine grobe Skizze des Prozessvorgangs, wie wir ihn umgesetzt haben. Vielleicht ist es ja eine Anregung für die eigene Sache. Viel Erfolg!

siemonsen · ‎30.01.2023

Dann hat Classic wohl tatsächlich mal einen Vorteil. 😉 Wie sieht es dann alternativ mit dem Daten-Analyse-System aus? Hier kann man doch über Lohn Geburtstage auswerten und dann weiter bearbeiten.

siemonsen · ‎30.01.2023

Ich arbeite mit EO Classic. Vielleicht sieht es bei Comfort anders aus?

siemonsen · ‎30.01.2023

Hallo Jakob Schrörs, über Auswertungen/Auskunftssystem/Mitarbeiter-Verwaltung bekommt man Geburtstagslisten als Bericht oder auch als Datenblatt zur Weiterverarbeitung generiert. Wäre das eine Möglichkeit? Viele Grüße Claudia Siemonsen

siemonsen · ‎16.01.2023

Das wäre schön. Bei mir ging es eigentlich immer nur um einzelne Erfassungsfehler, die ich aufgrund der Stundenabrechnung korrigiert habe.

siemonsen · ‎16.01.2023

Hallo Stephanie Kröning, man kann abgerechnete Kostenpositionen auch wieder offen setzen, anschließen ändern und wieder der Rechnung zuordnen. In der Rechnungsschreibung auf abgerechnete Kostenpositionen gehen und mit der rechten Maustaste " Kostenposition offen setzen" wählen. Nun ist die offenen Kostenposition wieder bearbeitbar. Sobald die Korrektur vorgenommen wurde, kann man in die abgerechnete Rechnung gehen und die nun korrekte Position wieder zuordnen. Das ist recht mühsam, aber machbar. Liebe Grüße Claudia Siemonsen

siemonsen · ‎21.11.2022

Hallo xxx123, tatsächlich habe ich das bei mir über den Platzhalter «SDD/MRE/KOMM/REM/E-Mail» gelöst. Dann Platzhaltertyp bearbeiten anwählen und diesen als variablen Platzhalter definieren. Hier kann man die Auswahl treffen, welcher Inhalt rein soll, wenn keine oder eine Rechnungs-Mailadresse vorhanden ist. Da kleine Bilder immer etwas helfen: Viel Erfolg und ich hoffe das hilft.

siemonsen · ‎29.08.2022

Hallo Nicole, es gibt bestimmt vielfältige Möglichkeiten einer Lösung. Wenn ich das jedoch richtig verstanden habe, ist das Problem, dass der lange Firmenname in nur einer Zeile im Adressfeld dargestellt wird und dieser dadurch nicht komplett in das Sichtfenster passt. Eine manuelle Korrektur ist natürlich im Brief möglich, aber so wird der Name vielleicht auch unterschiedlich getrennt etc. Wenn man das Unternehmen/Adresse in den Mandantendaten bearbeitet, kann man einen abweichenden Zustelladressaten anhaken. Dadurch kann man definieren, wie genau der Mandant künftig angeschrieben werden soll. Da ist dann auch über mehrere Zeilen möglich. So lösen wir lange Firmennahmen, Ergänzungen, Versandzusätze etc. Wäre das eine Lösung? Viele Grüße Claudia

siemonsen · ‎04.07.2022

Guten Tag, wir haben Die Classic-Version im Einsatz und standen vor dem gleichen Problem. Wenn die Rechnungen in DMS abgelegt werden, haben diese schon eine Rechnungsnummer und sind per Mail versandt. Auch unsere Steuerberater wollen die Rechnungen vor Versand prüfen und wir behelfen uns mit dem Freigabestatus in der Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle. Die Mitarbeiter setzen einen Status auf V (Vorbereitet) und der Steuerberater diesen auf G (Geprüft). Einmal am Tag werden alle G Rechnungen gedruckt/gesandt. Vielleicht ist das ja ein Ansatz zur Lösung , sollte die Classic-Version sein. Viele Grüße

siemonsen · ‎10.05.2022

Hallo, ich weiß, das Thema ist in der ein oder anderen Form bereits aufgeworfen worden. Nichtsdestotrotz hoffe ich ,wenn genug geschrieben wird, eine Änderung von der DATEV vielleicht mal angedacht wird. Vielleicht gibt es ja auch einen Weg, den ich nicht kenne. Wir setzen nun den elektronischen Rechnungsversand per Mail seit gut 2 bis 3 Jahren um und ein Großteil unserer betrieblichen Mandanten macht dabei mit. Gerade bei den größeren Betrieben gibt es jedoch immer wieder die Schwierigkeit, dass gewünscht wird, die Rechnung z. B. an den mehrere Geschäftsführer, die Buchhaltung etc. zu senden. Die DATEV sieht nur einen Empfänger für das automatische Versenden vor. Es müsste doch ein Leichtes sein, diesem Wunsch der Mandanten nachkommen zu können.

siemonsen · ‎21.02.2022

Hallo NicoleGG, tatsächlich hatten wir dieses Problem nach der Umstellung auf das neue DMS auch. Nach langem Suchen habe ich gefunden, dass man den Schreibschutz als DMS-Admin generell wieder aufheben kann. DMS / Organisation / Einstellungen / Post- und Fristerfassung / Haken bei Schreibschutz entfernen Bei uns funktioniert nun wieder alles. Viel Erfolg.😀

siemonsen · ‎07.02.2022

Guten Morgen, für den Serienbrief bzw. die Mail gibt es ja einige Möglichkeiten. Man kann mit der Excel-Liste arbeiten und die Datei mit einem ganz normalen Serienbrief/Mail über Word (Serienbrief) als Quelle heranziehen. Wenn man sich mit Serienbriefen nicht so auskennt, ist der Assistent hilfreich. Sämtliche Finanzämter anzumailen würde ich über eine Selektion des DATEV Arbeitsplatzes lösen (kontextbezogene Links/Empfänger an Seriendokumente weitergeben. Serien-E-Mails und Serienbriefe erstellen - DATEV Hilfe-Center Wie das über Marketing und Vertrieb läuft, darüber habe ich leider keine Kenntnisse. Es liegt aber auch hier nahe, wenn ich mir das DATEV Dokument anschaue, die Selektion über den Arbeitsplatz zu wählen.

siemonsen · ‎10.01.2022

Hallo, genau das halte ich auch für den richtigen Weg. Nicht vergessen, den gesetzlichen Vertreter nicht nur als Korrespondenzadresse zu verknüpfen sondern auch als Rechnungsadresse. Damit nicht peinlicherweise irgendjemand doch alte Daten nutzt sollte noch natürlich das Sterbedatum in den persönlichen Daten hinterlegen. Außerdem setze ich immer hinter dem Vornamen ein (verst.). Das stört nicht, wenn es in die Erklärung übernommen wird und warnt vor. Gleiches gilt auch, wenn der Steuerpflichtige stirbt und es eine Witwe gibt. Dann die entsprechenden Verknüpfungen mit der Ehefrau vornehmen.

siemonsen · ‎18.10.2021

Guten Morgen, ich kenne zwei Möglichkeiten, das hinzubekommen. 1. Möglichkeit In der Mandantenübersicht einen neuen Filter anlegen, siehe Beispiel: 2. Möglichkeit: Unter Auswertungen/Auskunftssystem/Mandantenverwaltung/Mandanten weiter mit Mitarbeiter/Aufträge/Zuständigkeiten/Zuständigkeiten pro Mitarbeiter/Alle oder einzelne Mitarbeiter die gewünschte Selektion vornehmen und die Liste erstellen. Ich hoffe, das hilft. Gern benutze ich diese Möglichkeiten bei einem Personalwechsel, um die Mandanten umzusortieren.

siemonsen · ‎27.09.2021

Guten Morgen, für mich hört es sich so an, als wäre der Rhythmus das Problem. Sofern der Unterauftrag (Monat, Quartal) dauerhaft für diese eine Gebühr nicht angezeigt werden soll, wäre eine Möglichkeit diese Gebühr im Rhythmus (unter Organisation/Stammdaten/Standardposition) auf jährlich zu schlüsseln. Das würde nur für diese Gebühr gelten. Sofern Sie diese Gebühr auch weiterhin mit Monat versehen möchten und nur in Einzelfällen den Unterauftrag nicht angezeigt haben möchten, dies aber zur Auswahl stellen möchten, könnte man auch die Gebühr kopieren und eine monatliche und eine jährlich Variante zur Auswahl anlegen. Ich hoffe, das war verständlich ausgedrückt. Freundliche Grüße Claudia Siemonsen

siemonsen · ‎16.08.2021

Hallo, ich würde, da wir das automatischen Zurückschreiben auch inaktiviert haben, folgende Möglichkeiten in Betracht ziehen: 1.) Der Admin in der Kanzlei kann in der Regel immer noch zurückschreiben. 2.) Mein Favorit: In den Stammdaten auf der Startseite bei Natürliche Person die Verknüpfung Steuerpflichtiger/Ehegatte beide lösen und dann den Adressat Ehefrau als Steuerpflichtige neu verknüpfen. Ob der unverknüpfte Adressat dann gelöscht wird auf Dauer, kann man immer noch entscheiden.

siemonsen · ‎20.07.2021

Es freut mich, dass ich eine nette Idee einbringen konnte. Tatsächlich haben wir das Verfahren hier über die Jahre ausgebaut. Wie immer bietet die DATEV hier eine Menge Dinge an, nur leider manchmal versteckt und manches auch nicht unbedingt logisch. Wir haben die Auftragsinfo im Einsatz sowie auch den Posteingang/-ausgang und ProCheck. Diese Dinge lassen sich über die Eigenschaften miteinander verknüpfen. Ich lege den Auftrag an und gleichzeitig auch eine ProCheck Liste. Ich habe die Maske in der Auftragsinfo für unsere Belange optimiert (man kann also eigene Felder anlegen. Aufträge bei uns laufen zu Fibu, Lohn, Steuer und JA. Eine Einführung findet man auch im Datev Dokument 1002194.

siemonsen · ‎19.07.2021

Wir arbeiten mit der Eigenorganisation Classic und haben die Auftragsinfo im Einsatz. Hier kann man die verschiedenen Fibu Aufträge (mtl., vtl. und jl.) für das Jahr anlegen. Gleichzeitig kann man das so verknüpfen, dass wenn der Posteingang/-ausgang angelegt wird, dieser automatisch in die Auftragsinfo eingetragen wird. Also kein Extraschritt. So kann man sehen, welche Unterlagen bereits da sind, und welche noch nicht. Auch, ob diese das Haus bereits wieder verlassen haben, ist ersichtlich. Das klappt bei uns ganz gut. Wenn das eine Idee wäre, kann ich gern weitere Info geben.

siemonsen · ‎01.06.2021

Hallo, ich habe ein wenig mit der Antwort gewartet, da ich nicht sicher war, ob es inzwischen eine bessere Lösung gibt, als die, die wir vor längerer Zeit bei uns eingeführt haben. Auch wir senden jeden Monat, jedes Quartal etc. automatischen Vorschüsse und Pauschalen und ich stand vor dem Problem, diese in der Rechnungsschreibung zu selektieren. Hierzu habe ich eine eigene dreistellige Auftragsnummer z. B. 111 (deutlich zu unterscheiden von den zweistelligen) in der Organisation eingerichtet und ebenfalls eigene Rechnungspositionen (kann man gut kopieren und umändern) unter dieser Auftragsnummer. Diese Rechnungspositionen sind nur für die Einrichtung der Vorschüsse und Pauschalen und jeder MA bei uns ist darüber informiert. Hier muss man schauen, was für die Kanzlei am Sinnvollsten ist. Nun muss ich nur noch einmal im Monat in der Rechnungsschreibung den Filter mit dem Auftrag füllen und den Zeitraum Monatlich/Quartal etc. anhaken und habe die gewünschten Rechnungen selektiert. Vielleicht ist das ja ein Lösungsansatz.

siemonsen · ‎03.05.2021

Hallo, es gibt, sollte das gemeint sein, mehrere Möglichkeiten in Classic zu sehen, was der Mitarbeiter getan hat. Voraussetzung ist dabei natürlich, dass die entsprechenden Rechte freigeschaltet sind. 1. Möglichkeit In den Zeiten und Kosten in den Filterkriterien "Auswahl der angezeigten Aufwandbuchungen" Filter für alle Aufwandbuchungen und den gewünschten Zeitraum einstellen und dann unter "Erweiterte Suche" den gewünschten Mitarbeiter selektieren. 2. Möglichkeit Über den Datev Arbeitsplatz /Unsere Kanzlei/Zeiten und Kosten/Mitarbeiterprotokoll den Filter auf "Alle Aufwandsbuchungen" und dann entsprechende selektieren. 3. Möglichkeit In der Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle die Kostenpositionen/Alle Kostenpositionen auswählen/Filter setzen das Gewünschte selektieren. Wir gesagt, das sind die Classic Varianten, die ich regelmäßig nutze, die aber nur der Geschäfts-/Personalleitung freigeschaltet sind. Sollte die Frage etwas anderes betreffen... Viele Grüße

siemonsen · ‎19.04.2021

Hallo, auch wir haben die diversen SDD/ZUST/ALLE... im Einsatz. Ich arbeite dabei mit der Funktion "Vielfachplatzhalter nach Attribut". Also den Platzhalter markieren und dann mit der rechten Maustaste die "Vielfachplatzhalter nach Attribut" auswählen. Hier kann man wählen, ob der Inhalt des Platzhalters der Bearbeiter für die Steuererklärung, für die Buchhaltung, für den Lohn sein soll. Hierbei sollten die Zuständigkeiten beim Mandanten natürlich korrekt hinterlegt sein. Auch die Berufsbezeichnung hatte ich im Einsatz, aber die Vorgaben der DATEV waren nicht detailliert genug für meinen Bedarf, so dass ich nun bei den Mitarbeitern den Titel/Akad. Grad mit der von mir gewünschten Bezeichnung befüllt habe und diese nun mit Attribut einfüllen lasse. Das klappt. Man kann auch, wenn ein ein i. A. oder ähnliches dort stehen soll, einen vorangestellten Text vorgeben, z.B. Otto Beispiel Steuerberater i. A. Bert Hoffnungsvoll Steuerfachangestellter Ich hoffe, meine Ausführung hilft. Viel Glück.

siemonsen · ‎17.03.2021

Hallo, meines Wissen ist das mit dem verspäteten "Auftauchen", wenn der Status gesetzt wird, so nicht möglich. Als Lösungsansatz könnte man bei den Dokumenten-Eigenschaften jedoch das vordatierte Datum eintragen. Das taucht in der Anzeige auf und danach könnte die Poststelle die Postausgänge sortieren und erstellen. Ähnlich wird das bei uns mit den digitalen Rechnungen gemacht. Es klappt einwandfrei. Viele Grüße

siemonsen · ‎05.12.2018

Hallo, bei uns ist es bei den Unterschriften so, dass immer der verantw. Steuerberater links und der Mitarbeiter rechts unterschreibt. Das haben wir mit den Zuständigkeiten gelöst und dann Platzhalter mit Attributen versehen. Vielleicht ist das ja auch eine Möglichkeit?

siemonsen · ‎10.09.2018

Nein, auch da gibt es leider keine Automatik. Die gewünschte Mailadresse muss als "E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers" hinterlegt werden. In dem Fall, wo das nicht der Fall ist, wird auch nicht versendet. Das Thema hatte ich vorige Woche leider, da ich vergessen hatte, bei einem Mandanten den Haken zu setzen. Trotzdem kann ich sagen, dass das Einstellen ansonsten erst mal recht flott ging und der Aufwand sich für die Zukunft lohnt. Allerdings haben wir das auch nur bei Mandanten durchgesetzt, die das mit Einwilligung bestätigten. Ein wenig aufpassen musste ich noch bei unseren bereits druckreif gesetzten vorbereiteten Rechnung. Manchmal hat das Rechnungsprogramm die neu gespeicherten Einstellung in der Mandantenverwaltung nicht in den Grundwerten übernommen. Dann muss man das manuell noch mal aktivieren. Ich bin noch nicht dahinter gekommen, welcher Umstand dazu beiträgt.

siemonsen · ‎10.09.2018

Meines Wissen ist es nicht möglich, pauschal in einem Lauf alle Mandanten umzustellen. Wir haben uns zwar gegen die ZUGFeRD-Variante und für die Pdf-Variante entschieden, aber das Prozedere für die Neueinrichtung dürfte das gleiche sein. Es wäre mit der pauschalen Neueinrichtung auch schwierig, da gleichzeitig mit der Umstellung auch eine E-Mail Adresse des Emfängers ausgewählt werden muss. Hierfür haben viele Mandanten extra Mailadressen für den Rechnungsempfang. Das müsste also auch einzeln aktiviert werden. Insbesondere musste der Mandanten dem elektronischen Rechnungsversand vorab auch zustimmen (wg. fehlender Unterschrift). Sollte nur die Art der elektronischen Versendung z. B. von Pdf auf ZUGFeRd umgestellt werden, kann ich mir vorstellen, dass hier der Bedarf dafür bisher zu wenig vorhanden ist, um die DATEV dazu zu bewegen, eine "Suchen und Ersetzen Funktion" einzufügen.

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