12 Antworten Neueste Antwort am 28.05.2019 16:41 von susanne.koch

    Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?

    wiewildewutz Beginner

      Moin in die Runde!

      Nachdem wir nun ein Jahr fleißig die Einwilligungserklärungen unserer Mandanten gesammelt haben, müssen wir endlich professionell die Frage klären, ob und wie wir in Datev eintragen können, dass und wann unser Mandant uns die Einwilligung erteilt hat.

      Für die Vollmachten wird uns so schön das Siegel als Icon angezeigt. Für Datenschutz finde ich in den Stammdaten keine Eintragungsmöglichkeiten.

      Wie macht Ihr das in Eurer Kanzlei oder warum ist das für Euch ggf. gar kein Thema?

       

      Es gäbe für mich vorrangig ein paar Ideen:
      - man könnte im DMS nach dem gescannten Doc suchen

      - man könnte in den Stammdaten z.B. "Datenschutz Einwilligung" unter "Information/Merkmal" anlegen und führen

      - man könnte eine Excel-Übersicht führen

       

      Was fällt Euch noch ein und was sind die Pro's und Con's jeweils?

      Vielen Dank für Eure Ideen!

      In diesem Sinne

      Andreas Plenter

      • 0. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
        Christian Wielgoß Fachmann

        Hallo,

         

        individuelle Felder (in den Stammdaten in der Gruppe Organisation) lassen sich nicht in der Mandantenübersicht anzeigen.

         

        Ich empfehle Ihnen hierfür den Stammdatenbereich Informationen/Merkmale zu nutzen. Diese Daten lassen sich leicht anzeigen und bei Bedarf direkt in den Übersichten ohne Aufruf der einzelnen Stammdaten ändern.

         

        Viele Grüße

         

        Christian Wielgoß

        • Alle Antworten
          • 1. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
            0815 Erfahrener

            Moin Herr Plenter,

             

            ohne grundsätzliche Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie das Mandat ja nicht bearbeiten. Daher eine Rückfrage: Welche Datenschutzeinwilligung meinen Sie konkret? Stehe gerade auf dem Schlauch ... sorry.

             

            Viele Grüße.

            • 2. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
              wiewildewutz Beginner

              Moin!

              Ich meine die in Papierform oder elektronisch per PDF erteilten Einwilligungen, die Sie sicherlich auch seit Mai 2018 in zumindest neuer Form einholen. Oder war Ihre Lösung des Themas, dass Sie alle Mandate ohne rechtsgültige DSGVO-Einwilligung aus dem System gelöscht haben? Dann wäre Ihr System allerdings selbsterklärend, das stimmt...

              BG

              • 3. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                martin65 Aufsteiger

                Sie können unter den Stammdaten ein individuelles Feld "erschaffen" und dort speichern.

                 

                Eine Abfrage ist unter der Mandantenübersicht (wohl) möglich. Das habe ich noch nicht eingerichtet/probiert.

                 

                Grüße aus dem Rheinland

                 

                Martin Heim

                • 4. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                  martin65 Aufsteiger

                  Der Eintrag mach eigentlich nur unter den Stammdaten Sinn. Dort ist der Eintrag nicht so fragil wie in Excel-Listen. Allerdings ist nicht sehr wichtig (m.E.), dass alle Dokument immer über die Suchfunktion sofort massenhaft gefunden werden. Wenn die Einwilligung vorliegt, wird das Datum eingetragen. Die elektronische/papierne Ablage des Dokumentes ist m.E. zweitrangig.

                   

                  Das gleiche gilt für Felder Geldwäschegesetzt etc. . Das Feld Legitimation gibt es ja bereits.

                  • 5. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                    wiewildewutz Beginner

                    Moin!

                    Vielen Dank für die Tipps! Das mit dem individuellen Feld ist für uns wahrscheinlich die richtige Lösung. Angelegt ist es bereits. Jetzt muss ich nur noch herausfinden, wie ich dies in eine Mandantenübersicht hineinbekomme. Die Ablage und das Finden über DMS war für mich nur eine Ausweichmöglichkeit. Hintergrund der Frage ist ja, dass wir relativ schnell erkennen können wollen, bei welchen Mandaten die Einwilligung ggf. immer noch nicht unterschrieben vorliegt oder eingetragen wurde, damit man nachhaken kann ohne die anderen Mandate mit Mehrfachanfrage zu nerven.

                     

                    BG

                    A. Plenter

                    • 6. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                      Christian Wielgoß Fachmann

                      Hallo,

                       

                      individuelle Felder (in den Stammdaten in der Gruppe Organisation) lassen sich nicht in der Mandantenübersicht anzeigen.

                       

                      Ich empfehle Ihnen hierfür den Stammdatenbereich Informationen/Merkmale zu nutzen. Diese Daten lassen sich leicht anzeigen und bei Bedarf direkt in den Übersichten ohne Aufruf der einzelnen Stammdaten ändern.

                       

                      Viele Grüße

                       

                      Christian Wielgoß

                      • 7. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                        wiewildewutz Beginner

                        Hallo!

                        Vielen Dank für die Hinweise. Wir schauen mal, was und wie wir umsetzen können.

                        BG

                        A. Plenter

                        • 8. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                          wiewildewutz Beginner

                          Moin!

                          Haben das jetzt getestet und werden es entsprechend umsetzen in den Informationen/Merkmalen, weil diese in der Mandantenübersicht als Spalte einblendbar sind und dies sagt dem SB oder Sek. sofort, welcher Mandant bereits "versorgt" ist und welcher nicht. Haben dafür jetzt Felder angelegt "DSGVO" für Stpfl/Firma und "DSGVO EF" für die Partner und werden als Eintrag das Zustimmungsdatum nehmen. Leider wird nur "DSGVO" angezeigt und nicht das Datum. Oder geht das auch?

                          Deshalb darf man aber nur die uneingeschränkte Zustimmung dort eintragen. Individuelle Abweichungen dürfen dort nicht eingetragen werden, sonst gäbe es ja trotzdem die Anzeige "DSGVO". Vielen Dank nochmal für den Tipp, Herr Wielgoß.

                          BG

                          Andreas Plenter

                          • 9. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                            martin65 Aufsteiger

                            Fahren Sie doch zweigleisig.

                            In "Informationen/Merkmalen" vermerken Sie ob die Zustimmung vorliegt und in den individuellen Feldern unter Organisation vermerken Sie das Datum und sonstige Angaben hierzu.

                            Wenn die Unterschrift vorliegt, brauchen Sie sicher nicht mehr das Datum im "direkten Zugriff".

                            • 10. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                              Christian Wielgoß Fachmann

                              Hallo Herr Plenter,

                               

                              ich nutze für einen ähnlichen Sachverhalt das Feld Bemerkung zur zugeordneten Information bzw. zum zugeordneten Merkmal.

                               

                              Die Bemerkung lässt sich zwar nicht direkt in den Übersichten des Arbeitsplatzes bearbeitet (sondern nur in den Stammdaten) kann aber in der Schnellinfo Stammdaten angezeigt werden. Mit Doppelklick auf den Eintrag in der Schnellinfo werden die Stammdaten auch gleich mit der zugehörigen Registerkarte geöffnet.

                               

                              Individuelle Felder in den Stammdaten sind natürlich Geschmackssache - ich würde die nicht nutzen.

                               

                              Viele Grüße

                               

                              Christian Wielgoß

                              • 11. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                                susanne.koch Einsteiger

                                Hallo,

                                mir hat der Vorschlag mit den Informationen/Merkmalen so gut gefallen, dass ich ihn auch mal direkt umgesetzt habe. Grundsätzlich klappt das auch, aber...

                                   bei Beziehungen zwischen Mandanten taucht in der Schnellinfo der Stammdatenübersicht auch das Merkmal des anderen auf: hier zwei Mandanten, Vater und Tochter. Bei beiden wird in den Stammdaten nur das eigene Merkmal eingegeben und ist sichtbar.

                                In der Schnellinfo Stammdaten im Arbeitsplatz taucht jedoch das Merkmal doppelt auf, einmal mit Namen von Vater und einmal mit Namen der Tochter.

                                Wie bekomme ich das denn da raus? Bzw. wieso taucht ein Merkmal eines Mandanten beim anderen einfach so auf??

                                • 12. Re: Übersicht Datenschutzeinwilligung wie/wo speichern?
                                  susanne.koch Einsteiger

                                  bei Ehegatten läuft das genauso, also Merkmale für beide Ehegatten (Adressaten) unter der Mandantennummer, ist für mich aber noch plausibel, da Ehegatten unter einer Mandantennummer laufen.

                                  Die Informationen/Merkmale für Kinder mit eigener ZMSD gehören aber nicht zur Mandantennummer der Eltern.

                                  Kurios ist auch bei Personengesellschaften die Anzeige: zwei verschiedene Pers.ges. mit identischem Gesellschafterbestand: bei Ges. A wird das Merkmal des Ges.ters angezeigt, bei Ges. B nicht. Das verstehe ich nicht mehr.