1 2 Zurück Weiter 34 Antworten Neueste Antwort am 31.07.2018 13:50 von agmü Gehe zum ersten Beitrag
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      • 30. Re: email-tool
        silviakubisch DATEV-Mitarbeiter

        Sehr geehrter Herr Lorenz,

         

        das automatisches Ablegen funktioniert nur dann, wenn ein vom E-Mail Tool analysierbarer Betreff mit der Aktennummer im richtigen Format vorhanden ist.

         

        Unter Start | DATEV Anwalt E-Mail Tool | Einstellungen können Sie im Bereich Kanzleiweite Einstellungen | Ablage | Einstellungen für die automatische Analyse die Regeln für die automatische Ablage prüfen und ggf. vom Administrator anpassen lassen.

        Ablage_zur_Akte.gif

        Die hier genannten (und beliebig erweiterbaren) Schlagwörter (z. B. AktNr:) müssen wortgleich im Betreff der  E-Mail angegeben werden, gefolgt von einem Leerzeichen  und der Aktennummer - im Format <Begriff> <Leerzeichen> <Aktennummer>.

         

        Beispiele:

        • AktNr: 06-17
        • AktNr: 06-2017
        • AktNr: 6-17

         

        Falls das bei Ihnen nicht funktioniert, melden Sie sich bitte im Service DATEV Anwalt (anwalt@datev.de, +49 911 319-35900 oder per Servicekontakt).

         

        Mit freundlichen Grüßen

         

        Silvia Kubisch

        Rechtsanwaltsmarkt

        • 31. Re: email-tool
          malo Einsteiger

          Hallo Herr Müller,

           

          Wir haben das Tool jetzt 2 Tage im Einsatz, und schon jede Menge Meinungen dazu.

           

          Wir finden gut, dass sowohl die E-Mail als auch der Anhang automatisch gespeichert wird.

           

          Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

          Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.

          Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

           

          Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.

           

          Wir vergleichen das Tool mit dem Import per Drag and Drop. Dabei sehen wir folgendes:

          wird der Import per E-Mail Tool vorgenommen muss ich dann von Hand die Eigenschaften aufrufen und die Beschreibung der E-Mail ändern. Außerdem muss ich die JPEG Datei, unser Logo, löschen.

          Importiere ich per Drag and Drop öffnet sich das Importfenster automatisch, ich trage die richtige Beschreibung ein und speichere. Im Moment sehen wir noch leichte Vorteile bei Drag and Drop.

           

          Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

          • 32. Re: email-tool
            agmü Fortgeschrittener

            Hallo Herr Lorenz,

            Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

            Wie soll die Automatik erkennen, dass es sich bei der jpeg-Datei um einen Teil Ihrer Signatur handelt?

             

            Diese Problematik habe ich mit den Entwicklern lange diskutiert.  An dieser Stelle setzt das E-Mail-Tool auf das anderweitig bereits länger vorhandene Tool "Speichern zur Akte" auf, welches keine Unterscheidung zulässt.  Ich bin mir allerdings sicher, dass der Punkt in der Entwicklung bereits angekommen und in der Umsetzung ist.

            Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.

            Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

            Ich glaube Sie verkennen an dieser Stelle a) die Herkunft des Tools und b) den Umfang der "Intelligenz" den dieses Tool entwickeln kann.

             

            Auch hier die Gegenfrage:  Wie soll das Tool wissen, welche Präferenzen jede einzelne Kanzlei bei der Verschlagwortung hat? 

             

            Ich habe die Frage im Zusammenhang mit der "Umbenennung" der Anhänge beim automatischen oder manuellen speichern der Mails diskutiert.  Der Wunsch nach einer Anpassung ist auch an dieser Stelle in der Entwicklung angekommen.

            Wie umfangreich der Aufwand wäre um im Rahmen der automatischen Ablage individuelle Präferenzen für die Verschlagwortung aufzunehmen, kann ich nicht beurteilen.  möglicherweise hat das E-Mail-Tool eine Entwicklung eingeschlagen, die Sie und uns alle noch überraschen wird.  Sehen Sie das E-Mail-Tool als das, was es ist: E-Mail-Tool Vers. 1.0.  Die Versionen 2, 3, etc. werden sicher folgen.

             

            Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.

            ......

             

            Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

             

            Sie vergessen, dass in Kanzleien nicht nur technikbegeisterte Mitarbeiter vorhanden sind.  Ich selbst bevorzuge das rag-and-drop Prinzip, mit den von Ihnen beschriebenen Vorteilen.  Allerdings muss beim drag-and-drop eine E-Mail-Anlage separat gespeichert und dann nochmals aufgenommen und in die DokAblage gespeichert werden.

             

            Da nunmehr beide "Dateien" in einem Arbeitsschritt verarbeitet werden, handelt es sich um eine Erleichterung.

            • 33. Re: email-tool
              malo Einsteiger

              Hallo Herr Müller,

               

              Wir haben damals, als wir beide diese Diskussion geführt haben, uns in der Kanzlei letztendlich entschlossen, dieses E-Mail Tool nicht weiter zu verwenden.

               

              Ein paar Monate später hat die DATEV das E-Mail Tool 2.0 veröffentlicht. Sehen Sie aus Ihrer persönlichen Anwendung signifikante Unterschiede zu der Version 1.0? Wenn ja, welche?

               

              Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

               

              Markus Lorenz

              • 34. Re: email-tool
                agmü Fortgeschrittener

                Hallo Herr Lorenz,

                 

                Um Ihre Frage kurz und knapp zu beantworten:  Signifikate Unterschiede in den Versionen werden Sie nicht auffinden.

                 

                Allerdings geht die Entwicklung nach meiner Wahrnehmung in bescheidenen Schritten weiter.  Im letzten Jahr waren die Kapazitäten wohl auf das Anwaltspostfach und die beA-Integration konzentriert, daher hat sich weniger getan.

                 

                Schöne Grüße - ebenfalls - aus dem sonnig heißen Süden der Republik

                 

                Andreas G. Müller

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