15 Antworten Neueste Antwort am 08.11.2019 11:45 von Tobias Ettl

    Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?

    andrekemper Beginner

      Wir importieren Ein- und Ausgangsrechnungen mit der Datev XML-Schnittstelle in der Version 5.0 ins DUO.

       

      Wenn wir unsere ~100 Kreditkartenabrechnungen importieren, werden per Lastschrift eingezogen, wird davon nicht der jeweilige Beleg zugeordnet obwohl alle Attribute ordentlich gefüllt wurden. Keiner der 100! Da wir die Erstellung des Zip-Files welches importiert wird selber in der Hand haben, habe ich schon verschiedene Konstellationen ausprobiert z.B.: die Abrechnungsnummer, ist bei der Abbuchung auch im Verwendungszweck, extra im Feld 'keywords' zu hinterlegen. Auch der Betrag wurde dort noch mal extra hinterlegt, kommt auch im DUO im Feld 'Notiz' richtig an. Der Geschäftspartner stimmt auch. Es bringt alles nichts.

      Daher müssen 100 Belege händisch zugeordnet werden, jeden Monat.

      Gibt es irgendeine Beschreibung wie oder woran DUO versucht die Belege zuzuordnen?

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        • 1. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
          Tobias Ettl Fortgeschrittener

          Beim Upload per ZIP-File über den Belegtransfer wird normalerweise keine Zuordnung zu Belegtypen getroffen, diese sind aber zwingend notwendig damit die Automatik der Zuordnung in Bank online greifen kann.

           

          Bitte um kurzen Hinweis, wie die ZIP-File hochgeladen wird (Belegtransfer mit Haken bei Fremdsystem und Belegtyp keiner?)

          • 2. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
            andrekemper Beginner


            Wir laden 'ohne Belegtyp' hoch und benutzten die 'extension' 'accountsPayableLedger' aber irgendwie will DUO das nicht kappieren.

             

            Der 'supplierName' und auch 'amount' sowie 'paidAt' Mappen alle zu 100% wenn das nicht reicht, weiß ich auch nicht weiter ...

            • 3. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
              Tobias Ettl Fortgeschrittener

              Damit die Zuordnung klappt muss zwingend die Zuordnung zu einem Rechnungstyp getroffen werden, d.h. bei Belege die "ohne Belegtyp" hochgeladen werden, wird dies nie funktionieren, zumindest Stand heute.

               

              Man müsste den ganzen Export dann so umbauen, dass dieser die Belege in das Rechnungsbuch der Form ERWEITERT in DUO einspielt. Dies macht aber nur Sinn wenn nach dem Export bzw. Import nach DUO die Sachverhalte noch weiter zu bearbeiten sind und die "FiBu" bei Ihnen noch nicht komplett bearbeitet und abgeschlossen ist...

              3 von 3 Personen fanden dies hilfreich
              • 4. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                andrekemper Beginner

                Äh, jede Software die Daten für die Datev Online XML Schnittstelle bereitstellt erstellt ein Zip-File welches die Belege, bei uns PDF-Files, sowie alle Metadaten als XML-Files dort einpackt. Mit dem Type "ohne Belegtype" und der Checkbox "Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente" weiß ja DUO überhaupt, dass es kein OCR machen soll sondern einfach die Daten aus den XML-Files übernimmt.

                Hier ein Bsp. der Konfiguration einer Cloudlösung die so ein Zip-File erstellt https://support.easybill.de/hc/de/articles/360001285029-Import-von-Ausgangsrechnungen-in-DATEV-Unternehmen-Online  oder Wie importiere ich die Belege bzw. Belegbilder mit den zugehörigen Belegdaten in DATEV? | lexoffice Help Center

                • 5. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                  andreashausmann Fortgeschrittener

                  Hallo Herr Kemper,

                   

                  es gibt zwei Varianten wie die DATEV XML Schnittstelle umgesetzt wird.

                  a) Es werden die Belege zippt mit einer XML-Datei zur Indizierung sowie ein Buchungsstapel im DATEV-Format ausgegeben

                   

                  b) Es werden die Belege mit je einer XML-Datei zum Beleg mit den Metadaten ausgegeben.

                   

                  Zu Ihrem Problem:

                  Wenn ich Sie richtig verstehe, möchten Sie 100 Kreditkartenabrechnungen (zB von Visa) als quasi Eingangsrechnungen hochladen mit den entsprechenden Metadaten (Abbuchungsbetrag, (Ab-)Rechnungsnummer). Diese sollen dann anschließend automatisch an die passenden Kontoumsätze in DATEV Unternehmen online geheftet werden.

                   

                  Wie Herr Ettl bereits geschrieben hat, bedarf es zwingend einer Belegtypzuordnung. Haben Sie schon getestet den Belegtransfer beim Upload einfach auf Rechnungseingang umzustellen?

                   

                  In Bank online ordnet DATEV nur die Belege zu deren Betrag zu 100% auf die Bankbewegung passt. Geschäftspartnername analog zum Auftragsgeber im Kontoumsatz sowie einer Rechnugsnummer im Verwendungszweck können bei der Zuordnung helfen.

                   

                  Ebenso müssen die Einstellungen für eine saubere Zuordnung in DUO passen:

                  2 von 2 Personen fanden dies hilfreich
                  • 6. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                    Tobias Ettl Fortgeschrittener

                    Äh, jede Software die Daten für die Datev Online XML Schnittstelle bereitstellt erstellt ein Zip-File welches die Belege, bei uns PDF-Files, sowie alle Metadaten als XML-Files dort einpackt. Mit dem Type "ohne Belegtype" und der Checkbox "Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente" weiß ja DUO überhaupt, dass es kein OCR machen soll sondern einfach die Daten aus den XML-Files übernimmt.

                    Hier ein Bsp. der Konfiguration einer Cloudlösung die so ein Zip-File erstellt https://support.easybill.de/hc/de/articles/360001285029-Import-von-Ausgangsrechnungen-in-DATEV-Unternehmen-Online oder Wie importiere ich die Belege bzw. Belegbilder mit den zugehörigen Belegdaten in DATEV? | lexoffice Help Center

                    Die Einstellung mit und ohne Belegtyp wirkt sich z.B. auf die Belegverknüpfung in der Buchungszeile aus. D.h. wenn Sie einen Buchungsstapel und Belege nach DATEV übergeben und der Buchungsstapel eine direkte Beziehung zu den Belegen haben soll, gibt es m.E. keine Lösung für Ihr Problem. Entweder die Zuordnung zu den Kontoumsätzen könnte funktionieren, dafür fehlt dann die Verknüpfung. Hier habe ich noch nie getestet, welche Kombinationen mit welchen Funktionen möglich wären...

                     

                    @DATEV: Was sind hier für Kombinationen bekannt, die funktionieren und st es zukünftig angedacht, dass eine Zuordnung in Bank online immer möglich ist, egal in welchem Typ die Belege vorliegen?

                    • 7. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                      vincentfranke DATEV-Mitarbeiter

                      Hallo zusammen,

                       

                      einen Punkt kann ich aufklären:

                      Bei Verwendung der DATEV XML-Schnittstelle online spielt der Belegtyp im Belegtransfer keine Rolle. Der Belegtyp wird immer durch die XML-Datei (z.B. accountsPayableLedger = Eingangsrechnung) bestimmt. Nachdem die Daten wie "amount", "paidAt", etc. aus der XML-Datei übernommen werden, sehe ich kein Problem beim Importvorgang.

                       

                      Auf Basis welcher Kriterien dann Bank online die Verknüpfung von Rechnung zu Zahlung vornimmt, das kann ich nicht sagen. Die Frage würde ich mal Intern weitergeben.

                       

                      Viele Grüße

                      2 von 2 Personen fanden dies hilfreich
                      • 8. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                        andrekemper Beginner

                        Hallo Herr Franke, das ist auch mein Stand der Dinge, dass nur zählt was in der XML-Datei angegeben wird. Auch das Füllen des Attributes 'keywords' brachte keine Besserung obwohl das entsprechende Keyword auch im Verwendungszweck der Überweisung war.

                        Viele Grüße

                        • 9. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                          eliansawatzki Aufsteiger

                          Hallo Herr Kemper,

                           

                          ich lese den Thread schon die ganze Zeit mit. Mir ist noch nicht ganz klar, was Sie für eine Ergebnis erreichen wollen.

                           

                          Sie übertragen über die xml-Schnittstelle online die Belege mit zugehörigen Beleginformationen an Belege online - soweit klar. Die Beleginformationen sind nach dem Upload auch den Belegen zugeordnet.


                          Und was soll dann noch passieren? Was meinen Sie mit dem Import von 100 Kreditkartenabrechnungen? Was importieren Sie da wie und an welcher Stelle?

                          • 10. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                            andrekemper Beginner

                            Hallo Elian Sawatzki,

                             

                            wir machen bei uns als Mandant nur die vorbereitenden Buchhaltung. Wir haben ja auf unserem Girokonto noch diese 100 Abbuchungen der Kreditkartenfirma. Und getreu dem Motto "Keine Buchung ohne Beleg" brauchen diese 100 Abbuchungen (per Lastschrift) noch die Zuordnung zu dem jeweiligen Beleg und das klappt nicht. Bedeutet jeder Beleg (Monatsabrechnung der Kreditkarte) muss der Abbuchung händisch zugeordnet werden und das sollte automatisch funktionieren da meist schon Kunde & Betrag eindeutig ist.

                             

                            Beste Grüße André Kemper

                            • 11. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                              eliansawatzki Aufsteiger

                              Hallo Herr Kemper,

                               

                              nach meinem Wissensstand funktioniert ihr angedachtes Szenario nicht.

                               

                              Hintergrund:

                              - Die XML-Schnittstelle online „verbindet“ Belegdaten mit Belegen in Belege online (und zwar nur dort)

                              - In Bank online gilt die Logik, dass die OCR auf einem Beleg Angaben (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Bankverbindung) finden muss, die sich im Bankkontoumsatz wiederfinden, um einen Beleg einem Kontoumsatz zuzuordnen.

                               

                              Letzteres würde in Ihrem Fall funktionieren, wenn bei Abbuchung der Kreditkartenabrechnung die Nummer der Abrechnung im Verwendungszweck angegeben ist und die OCR diese Nummer auf dem Beleg findet (Das der Betrag identisch ist und die OCR diesen sicher erkennt setze ich jetzt voraus).

                               

                              Der Prozess Beleg an Bankkontoumsatz heften hat also nichts mit der XML-Schnittstelle online zu tun.

                              Geändert am 05.11.19 um 12:40 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                              • 12. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                                andrekemper Beginner

                                Hallo Elian Sawatzki,

                                 

                                das wäre sehr schade wenn es nicht funktionieren würde. Ich kann es auch nicht ganz glauben, warum?

                                 

                                Die Technik "OCR mit manueller Korrektur" sollte das gleiche Ergebnis bringen wie  "Strukturierte maschinenlesbare Daten" und nichts anderes ist die XML-Schnittstelle. Hier werden alle Daten die sonst per OCR meist nicht zu 100% erkannt werden in einem maschinenlesbaren Format bereitgestellt. Bei Ausgangsrechnungen funktioniert das problemlos bei uns wenn der Verwendungszweck vom Kunden passt. Und sind wir mal ehrlich, ob das eine Ein- oder Ausgangsrechnung ist sollte der Maschine doch egal sein.

                                • 13. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                                  eliansawatzki Aufsteiger

                                  Hallo Herr Kemper,

                                   

                                  die Maschine arbeitet bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen auch identisch. Nur ist bei der Zuordnung von Belegen zu Bankkontoumsätzen eben eine sichere OCR-Erkennung bei Rechnungsnummer und Betrag erforderlich. Sie sagen ja selbst, dass es bei Ihnen bei Ausgangsrechnungen nur dann funktioniert, wenn der Verwendungszweck (richtige Rechnungsnummer angegeben) des Zahlenden entsprechend passt.

                                   

                                  Die Frage nach dem "warum" kann ich leider nicht beantworten. 

                                  • 14. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                                    gerlinde.huebl DATEV-Mitarbeiter

                                    Hallo zusammen,

                                     

                                    die Frage, auf Basis welcher Kriterien Bank online die Verknüpfung von Beleg zu Kontoumsatz bei nicht mit DATEV Unternehmen online bezahlten Belegen vornimmt, kann ich Ihnen beantworten:

                                     

                                    Folgende Bedingungen müssen alle erfüllt sein, damit ein Beleg automatisch zu einem Kontoumsatz zugeordnet wird:

                                     

                                    1. In den Einstellungen müssen die Checkboxen in der Kategorie "Nicht mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege" angehakt sein.

                                     

                                    2. Der Betrag des Kontoumsatzes darf max. 5% geringer sein als der Betrag des Beleges. Und der Betrag des Kontoumsatzes darf nicht größer sein als der Betrag des Beleges.

                                     

                                    3. Die Rechnungsnummer im Beleg muss mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck des Kontoumsatzes übereinstimmen. Die Rechnungsnummer im Verwendungszweck wird dabei anhand div. Kürzel gesucht (z.B. RNR). Die Rechnungsnummer im Verwendungszweck muss dabei mindestens 3-stellig sein. Weiterhin dürfen vor und nach der Rechnungsnummer im Verwendungszweck keine Zahlen stehen. Der Verwendungszweck darf außerdem nur eine Rechnungsnummer enthalten.

                                     

                                    4. Das Buchungsdatum des Kontoumsatzes darf maximal 2 Monate älter sein als das Eingangsdatum des Beleges in Unternehmen online.

                                     

                                    5. Zum Beleg müssen Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag in den Metadaten zum Beleg gespeichert sein. Diese kann der Benutzer in Belege auch manuell eingegeben haben, d.h. die Belege erfasst haben.

                                     

                                    6. Wenn nur aufgrund der OCR-Erkennung Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag in den Metadaten gespeichert sind, muss in den Einstellungen auch die Checkbox "Zusätzlich unbearbeitete Belege automatisch Kontoumsätzen zuordnen" aktiviert sein. Außerdem müssen bei solchen unbearbeiteten Belegen Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag sicher erkannt worden sein ("sicher erkannte OCR-Werte").

                                     

                                    7. Wenn zu einem Kontoumsatz mindestens 2 Belege gefunden werden, die alle anderen Kriterien erfüllen, dann wird ebenfalls kein Beleg zugeordnet.

                                     

                                    8. Der Verwendungszweck des Kontoumsatzes darf nicht leer sein.

                                     

                                    Grundsätzlich gilt: Nur wenn ein Beleg einem Kontoumsatz automatisch zugeordnet werden konnte, kann dieser Kontoumsatz auch automatisch auf geprüft gesetzt werden.

                                     

                                    Mit freundlichem Gruß

                                     

                                    Gerlinde Hübl

                                    Service DATEV Unternehmen online

                                    DATEV eG

                                    4 von 4 Personen fanden dies hilfreich
                                    • 15. Re: Wann werden Belege automatisch an die Zahlung gehangen?
                                      Tobias Ettl Fortgeschrittener

                                      So macht Community Spaß!

                                       

                                      Vielen Dank für die ausführliche Erläuterung!!!