Dubletten prüfen beim Hochladen

total_chris · ‎14.05.2019

Als Anwender möchte ich dass alle hochgeladenen Belege gegen die bereits vorhandenen auf mehrfaches Hochladen (Dubletten) geprüft werden, um zu verhindern dass diese mehrfach gebucht werden.

Die Verdachtsfälle sollten dann auf der Startseite angezeigt werden und zur Klärung aufgefordert werden. Evtl wäre auch ein Hinweis beim digitalen Belegbuchen hilfreich.

xml · ‎14.05.2019

momentan gibt es eine Doublettenprüfung, die auf den Belegdaten basiert. D.h. wenn z.B. ein Beleg mit dem identischen Kreditor, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer bearbeitet wird, kommt ein Hinweis.

Das bedeutet aber, dass man zunächst den Beleg vollständig erfassen muss. Wenn der Hinweis kommt, ist man zwar dankbar, hat aber Zeit verschwendet.

Noch besser wäre es, wenn vor der o.g. Doublettenprüfung noch eine Doublettenprüfung auf Basis des "Hash-Wertes" durchgeführt wird und so identische Belege bereits vor der Bearbeitung herausgefischt werden können.

Z.B bei ELO funktioniert das, sieh Homepage von ELO

https://bcis.de/ecm/eloprofessional/funktionen/dublettenpruefung/

matthiaspietrek · ‎08.08.2019

Hier bitte beachten: diese bisher umgesetzte Doublettenprüfung prüft nur bei der manuellen Belegbearbeitung. Werden Belege in anderen Systemen, zum Beispiel Datev's Beleg2Buchung bearbeitet, und über den Belegtransfer hochgeladen, kann es zu Doubletten kommen. Wenn der Mandant dann über UO Zahlungen auslöst ist das Kind im sprichwörtlichen Brunnen.

Die Prüfung muss zyklisch im Hintergrund laufen und die Ergebnisse müssen auf der Startseite angezeigt werden.

sschier · ‎09.09.2019

Eine Prüfung wäre wirklich wünschenswert und sollte dank Belegerkennung ja machbar sein, wir planen derzeit den Einsatz von CANDIS um doppelte Belege einfach nur filtern zu können - es lässt sich leider nicht vermeiden, dass manches per E-Mail, Post usw. doppelt kommt, derzeit müssen wir das mit großem Aufwand händisch ausfiltern.

f_mayer · ‎13.09.2019

Ich wäre auch für eine Doublettenprüfung, und bitte darum, dass mir das Programm die Belege anzeigt, welche es für Doubletten hält, damit ich das schnell und einfach nachprüfen kann. Eine Buchstaben-/Zahlencode welcher anderer Beleg identisch aussieht ist nicht so hilfreich, ich möchte beide Belege nebeneinander haben.

georg_hesser · ‎04.10.2019

Eine Doublettenprüfung in KRewe auf Grundlage der Verbuchung (Debitor/Kreditor) ist zu spät. Dieser Prüfschritt sollte vorher in DUO erfolgen. Damit könnte auch sichergestellt werden, dass der Unternehmer keine doppelte Sepa-Überweisung oder Lastschrift ausführt. Sowas ist für den Unternehmer peinlich, hier wäre eine "Hilfe" oder Unterstützung in der Software sehr wünschenswert. Nur ungern muss ich auch zu dieser Fragestellung auf andere Mitbewerber verweisen, die solche Mechanismen längst eingebaut haben. Schade, dass sich die Datev mit DUO weiter ins Abseits befördert! Liebe Datev, macht was, schnell und unbürokratisch!

eliansawatzki · ‎04.10.2019

Die Dublettenprüfung in DUO bei der Erfassung von Belegen gibt es schon eine ganze Weile. Damit wird der Anwender programmseitig auf mögliche Doppelerfassungen und Doppelzahlungen hingewiesen.

Siehe u.a. hier

LEXinform/Info-DB

sschier · ‎04.10.2019

Sehr richtig, genau darum geht es aber nicht sondern eine Prüfung beim Upload des Belegs, so dass doppelte Belege gar nicht erst vorkontiert bzw. erfasst werden müssen - dann ist es zu spät und die Arbeit schon getan

eliansawatzki · ‎04.10.2019

Ich habe mich auf Herrn Hesser bezogen...

sschier · ‎04.10.2019

Ach Entschuldigung, ich habe nur die E-Mail mit dem Kommentar gesehen und hatte das ganz überlesen.

georg_hesser · ‎04.10.2019

Es ist richtig, dass die Erfassung in DUO auf Gleichheit prüft! Vielen Dank für den Hinweis zur InfoDB 1002649. Hierbei müssen allerdings zwei Belege identisch erfasst werden! Ich verstehe diese Idee so, dass bereits beim Upload und auslesen der OCR Belegerkennung ein Hinweis kommt. Häufig haben die Unternehmen ggf. für einen Lieferanten zwei oder mehr Geschäftspartner angelegt, dann hilft auch der Hinweis zur Gleichheit der erfassten Daten nicht. Vielleicht hab ich mich nicht ganz deutlich ausgedrückt, daher Danke für die Richtigstellung und den Hinweis zur InfoDB. Es geht um die Prüfung, wie S. Schier sie zutreffend beschreibt.

matthiaspietrek · ‎07.10.2019

Bitte beachten Sie außerdem, wird 2x der identische Beleg hochgeladen und 1x auf "Liferant GmbH" (ohne "e") und "Lieferant GmbH" gebucht, wird das nicht als Doublette erkannt, da der Name abweicht. Obwohl Bankverbindung und Steuernummer identisch sind. Die Prüfung sollte unbedingt die Steuernummer berücksichtigen, nicht zwingend nur den Namen.

JB1985 · ‎08.09.2020

Die Prüfung sollte direkt beim Upload stattfinden, so wie bei Lexoffice.

metalposaunist · ‎19.05.2022

Hey! Fast genau 3 Jahre heute 🙌. Und lexOffice kann das schon 2 Jahre? Da hätte sich @Katharina83 mit Ablage von automatisch importierten Rechnungen festlegen auch drüber gefreut.

eliansawatzki · ‎19.05.2022

Sicher das Lexoffice das kann?

Ich habe es gerade ausprobiert. Nach meinem Kenntnisstand muss bei Lexoffice vor der finalen Speicherung der Belege eine Vorerfassung erfolgen:

Hier die Maske zum Belegupload aus Lexoffice:

Einfügen kann ich dort den gleichen Beleg mehrmals ohne Prüfung:

Wenn ich dann die "Ausgewählten einfüge" muss ich eine Vorerfassung machen:

Wenn ich anschließend den gleichen Beleg nochmals erfasse erscheint eine Dublettenprüfung:

M. E. arbeitet Lexoffice hier wie Unternehmen online in der Bearbeitungsform "Erweitert". Erst bei der Vorerfassung findet eine Dublettenprüfung statt - nicht bereits beim hochladen. Unterschiede kann ich nicht erkennen.

Hier zusätzlich nochmal ein Vergleich der OCR:

Die DUO-OCR erkennt Belegnummer, Betrag und versucht aus dem Datum mit Angabe "JJ" etwas zu machen:

Die Lexoffice-OCR erkennt nur den Betrag:

chrisocki · ‎19.05.2022

Solang wir mit einer Texterkennung arbeiten (müssen), wird eine zuverlässige Erkennung von Dubletten meines Erachtens nicht funktionieren. Computer mögen zwar mittlerweile aus den Pixelwolken deutlich mehr erkennen zu können, aber eine "Unschärfe" bleibt.

Erst wenn wir flächendeckend ZUGFeRD oder X-Rechnung verwenden können hier die Systeme sicher Dubletten erkennen. Alles andere ist meines Erachtens "Augenwischerei".

Beste Grüße
Christian Ockenfels

metalposaunist · ‎30.05.2022

@chrisocki: Und was sage ich nun dem Mandanten? Geht nicht 😖? ABM, weil man in dem Fall wohl > 100 Belege manuell löschen muss?

[...] davon sind leider wieder welche mehrfach erfasst.

Oder soll ich alle Belege bereitstellen, mir ins REWE ziehen und erst dann Dubletten löschen?

@chrisocki schrieb:
Computer mögen zwar mittlerweile aus den Pixelwolken deutlich mehr erkennen zu können, aber eine "Unschärfe" bleibt.

Mag technisch richtig sein. Fragt sich nur, wie viel % diese Unschärfen bedeuten. Selbst bei 1% hilft das in 99% mehr als nichts und dabei sind 1% meiner Meinung nach technisch schon sehr hoch gegriffen.

cwes · ‎30.05.2022

Man kann ja klein anfangen: Hash-Werte prüfen. Auch dabei ist es nicht das unmögliche Ereignis, dass zwei Dateien den selben Hash-Wert haben, aber für alle praktischen Zwecke dürfte es reichen.

Bekommt Datev das hin? Nein. Wie man das dann ausgestaltet: ablehnen, Typ "vermutete Dubletten", ... ist eine andere Frage, aber das das nicht von Anfang an berücksichtigt wurde, zeigt doch schon wieder, wie weit Datev von der Realität - und guten Produkten - entfernt ist.

volker_poesselt · ‎15.07.2022

Beim automatischem Verbuchen ohne den Vorgang zu stoppen werden mehrfach hochgeladene Rechnungen mit gleicher Rechnungsnummer mehrfach sicher verbucht ohne dass Hinweis erfolgt. Dies muss zwingend geändert werden

Anmerk. DATEV: verschoben nach DUO aus dem Kontext ASR.

LisavonAppen · ‎13.02.2023

Als <Steuerberater/Unternehmer/etc.> möchte ich <Aktion/Funktion>, um damit folgenden <Nutzen/Zweck> zu erzielen.

Es wäre super wenn beim Hochladen der Belege in Unternehmen Online (UO) bereits eine Prüfung laufen würde ob ein Beleg mit den gleichen Angaben bereits hochgeladen wurde und der Mandant dann einen Hinweis bekommt. Es würde bei manchen Mandanten die Arbeit wirklich erleichtern.

martinkolberg · ‎09.03.2023

Welche Dubletten gibt es?

Belege werden per Email- Upload übertragen und dann die Papier- version nochmals gescannt.
-> Bitte heften.
Beleg würd normal übertragen und später mit Notizen versehen und nochmals gespeichert.
-> Bitte Heften
ein Beleg besteht aus mehreren Seiten, die per Einzeldatei hochgeladen werden
-> Bitte Heften
Eine Rechnung wird angemahnt und Mandant scannt die Mahnung
-> Bitte Heften

Dann gibt es noch das Problem, daß manchmal mehrere Rechnungen eines Lieferanten als mehrseitige Datei gescannt werden.
-> Bitte Warnung und Option zum Trennen und korrektem Heften.

Probleme beim Buchen:

Die erste Version des Beleges wird normal gebucht und wenn dieser Buchungssatz gespeichert ist, schlägt die 2. Version des Beleges auf, der vorher geheftet hätte werden sollen.
Der Workflow zur Korrektur inst unterirdisch.
Mehrfachbelege in einer Datei:
beim schnellen Buchen wird nicht bemerkt, daß auf Seite 2 ein komplett neuer Beleg hängt und der beim Mandanten als "digitalisiert" markierte Beleg ist unauffindbar weg gebucht.

UO soll per KI die gescannten Beleg überprüfen, mit dem Ziel, daß es einfach paßt. Nicht vollautomatisch, sondern ein Button: "Dubletten im Posteingang erkennen und heften"