Beleg Upload mobil: kleinere Belegbilder bei besserer OCR

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Als Steuerberater möchte ich meinen Mandanten eine optimierte Beleg Upload mobil App zur Verfügung stellen, um den mobilen Workflow zu verbessern.

Beleg-Upload mobil

Die Beleg-Upload-mobil-App sollte wie folgt weiterentwickelt werden:

1. Für die Aufnahme des Belegs wird auf die Kameratechnik des entsprechenden Mobilgerätes zurückgegriffen. Dadurch erfolgt die Aufnahme des Belegs in Sekundenbruchteilen und gleichzeitig hoher Qualität.
2. Im Hintergrund bearbeitet die App nun das Bild weiter, während der Nutzer weitere Belege abfotografieren kann:
   1. die App fertigt die OCR vom Originalbild an und bildet daraus eine XML-Datei
   2. die App schneidet danach das Bild zurecht und verkleinert es auf 100 kB pro Seite
   3. das Bild wird als PDF wird mit der angehängten XML als Quasi-Zugferd an DUO weitergeleitet

Vorteile im Überblick:

• die Bearbeitung geht für Benutzer extrem schnell
• die OCR bietet eine hohe Qualität
• die Beleggröße ist sehr klein
• die Übermittlung an DUO erfolgt schnell
• geringer Speicherplatzverbrauch in Belege online
• dadurch hohe Akzeptanz bei Mandanten
• die App könnte in manchen Fällen einen lokalen Scanner ersetzen
• die App ist (derzeit) konkurrenzlos

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Bitte beschreiben Sie jeweils nur 1 Idee aus Sicht des eigentlichen Nutzers.

So kann die Ideen jede Idee einzeln gevotet, diskutiert und am Ende auch von uns mit einem passenden Status versehen werden.

Vielen Dank und viele Grüße

Stefanie Herold

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Hätte ich geschrieben "ich benötige als Unternehmer eine App, mit der ich viel schneller aufnehmen kann" und "eine App, die die OCR schon macht" und "eine App die kleinere Dateien liefert" und so weiter, dann hätten vielleicht die einzelnen Vorschläge bessere Abstimmergebnisse, oder wären wegen "nicht umsetzbar" gleich verworfen worden. Daher habe ich den Lösungsweg, wie ich ihn mir vorstelle, aufgeschrieben. Ich denke, das ganze macht auch nur als Gesamtkonzept Sinn.

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anstatt der Hintergrundverarbeitung auf dem Smartphone, könnte auch eine Vor-Verarbeitung (Auslagerung der div. o.g. Schritte) auf dem DATEV-Server erfolgen

somit wäre die App sehr einfach gehalten, lediglich Aufnahme + evtl. Komprimierer.

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anstatt der Hintergrundverarbeitung auf dem Smartphone, könnte auch eine Vor-Verarbeitung (Auslagerung der div. o.g. Schritte) auf dem DATEV-Server erfolgen

somit wäre die App sehr einfach gehalten, lediglich Aufnahme + evtl. Komprimierer.

Dies würde aber einen hohen Traffic auslösen. Beim Nutzer vielleicht noch moderat, aber im Rechenzentrum kaum mehr zu bewältigen. Zudem wäre im Rechenzentrum bei flächendeckender Nutzung der App auch Rechenpower gefragt für OCR und Bildnachbearbeitung.

Für mich macht es mehr Sinn, die Rechenpower auf die jeweiligen Endgeräte zu verteilen und den Traffic auf ein Mindestmaß herunterzuschrauben (Minibild und XML-Datei). Das beschleunigt die Übertragungsgeschwindigkeit ins RZ, Beleganzeige im DUO und im Kanzlei-REWE, die Datenmenge würde auf ein Minimum reduziert. Die Smartphones und Tablets werden immer leistungsfähiger und können eine Bildbearbeitung und OCR locker erledigen. Die Bildbearbeitung erledigen sie ja jetzt schon - meiner Meinung nach nur zum falschen Zeitpunkt (vor der OCR) 😉

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Unter der Voraussetzung, dass alle Kunden/User das gleiche Smartphone mit gleichem Betriebssystem haben, würde ich meine o.g. Aussage zurück ziehen.

Dem ist jedoch nicht so, denn iOS und Android sind grundsätzlich unterschiedlich, innerhalb eines Betriebssystem können Abweichungen entstehen, hinzukommen die div. Varianten der Hardware-Hersteller, dh. wir haben hier einen bunten Strauß. Daher haben ja die Scan-(Bestands)-Apps auch teils extrem unterschiedliche Bewertungen.

An der von Ihnen in Sachen OCR genannten Reihenfolge ist nichts zu beanstanden, jedoch könnte die og. Vorgabe für jede OCR-App die Basis sein und somit gleich schlecht/gleich gut. **

Da jedoch 100% fehlerfreie Daten über die Online-Kontoauszüge vorhanden sind, stellt sich die Frage, warum fliesen diese beim OCR nicht gleich ein, also vor der Erkennung und somit ins Wörterbuch. Ein Abgleich/Zuweisung im weiteren Verlauf, wäre dann nur noch eine Formsache.

a.) einfache, schnelle Umsetzung durch extrem einfache App, da nur Bilderfassung (+Packer siehe c.)

b.) User erfasst in bester Qualität, egal auf welchem Endgerät/System

c.) Dateigröße mit Packer minimieren, vor Versand

c2.) Übertragungsweg auswählbar, also speichern bis im WLAN o.ä. wäre ja zudem denkbar

d.) Kontoumsätze fließen in OCR-Wörterbuch

e.) Aufbereitung der PDF nach Ihrem o.g. Punkt 2, jedoch auf zentralen Servern

e2.) die diesbzgl. Aufbereitung kann jederzeit vom DATEV-RZ verändert/verbessert werden, da nur interne Anpassung notwendig sind, selbst wenn OCR (exemplarisch) von Omnipage auf finereader geändert oder dass auf eine Dienstleister-API wie www.ocrsdk.com bzw. OCR Online - Text Recognition & PDF Conversion Service | ABBYY FineReader Online​ zurückgegriffen wird. (was ja beim Banking mit finAPI in Kürze auch erfolgt)

**= lesen Sie doch bitte mal bspw. von scanbot die Bewertungen, gerade Qualität, OCR sowie Akku-Verbrauch bei intensiver Nutzung werden beanstandet. Setze das Produkt selbst seit der beta-Phase auf Android/iOS ein, Qualität stark schwankend. (hatte damals doo im Blick - also die Ursprungsidee von Frank T.)

DATEV soll doch schneller, beweglicher werden und mehr Kundenzufriedenheit erlangen, da frist eine Nischen-App (Funktion) bisher zuviel manpower.

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Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht???

Die Speichergröße ist doch heute - sieht man von den absurden Speicherplatzpreisen der DATEV ab - von sehr untergeordnetem Interesse.

Zugferd ist 100% richtig übergebene Werte und nicht OCR. (Standardisierung einhalten!)

Wenn schon, dann sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren:

Schnelle und einfache Erkennung

Freie Formatwahl (PDF als Standard)

Nachbearbeitung (Ausschnitte, Heften etc. direkt in der APP)

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wo haben Sie bei einem Scan (Smartphone/Scanner) die ZUGFeRD-Daten her?

Die Rechnungserstellung erfolgt bisher ja sehr oft nicht ZUGFeRD-konform, egal ob von der freien Wirtschaft, Banken oder Stb.

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Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht???

Die Speichergröße ist doch heute - sieht man von den absurden Speicherplatzpreisen der DATEV ab - von sehr untergeordnetem Interesse.

Zugferd ist 100% richtig übergebene Werte und nicht OCR. (Standardisierung einhalten!)

Wenn schon, dann sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren:

Schnelle und einfache Erkennung

Freie Formatwahl (PDF als Standard)

Nachbearbeitung (Ausschnitte, Heften etc. direkt in der APP)

Ich stimme Ihnen zu, dass Zugferd 100% richtig ist und einer OCR vorgezogen werden sollte. Aber bis alle Rechnungen im Zugferd-Format kommen, gehen noch sehr viele Jahre ins Land.

Hier geht es um eine Scan-App. Also die Aufnahme vom Papier. Diese kann nunmal keine Zugferddaten haben. Daher mein Ansatz, aus einer qualitätiv hochwertigen OCR eine Quasi-Zugferd-Datei zu erzeugen. Ich sehe da keinen Widerspruch zu Ihrem Ansatz.

Speicherpreise: Solange diese bei DATEV in dieser Höhe bestehen, ist das für mich sehr wohl ein Thema.

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Ich gehe mit meinem Gedanken mal einen Schritt weiter: Die App ist, wie Kollege Heine sagt, eine Nischen-App. Das müsste sie bei entsprechender Leistungsfähigkeit aber nicht sein. Wir befinden uns nicht nur im digitalen, sondern auch im mobilen Zeitalter. Und da muss DATEV auch hin.

Wenn die App, wie von mir vorgeschlagen funktionieren würde, könnte auch ein jeder Mandant mit einer Jahresbuchhaltung sein Handy nehmen, den ganzen Ordner abfotografieren und wäre fertig. Zeitaufwand für den Mandanten ca. 20 Minuten, egal, ob da Belege groß oder klein, getackert oder geheftet sind. Das Argument, dass die Digitalisierung zu lange dauert, ist dann weg. Und selbst die älteren Mandanten haben ein Smartphone. Das ganze Potential, dass diese App hat, bleibt auf der Strecke.

Wie stellt sich das DATEV für E-Steuern vor? Da soll die Beleg-Upload-App unterstützt werden. Wenn sie dann noch so ist, wie heute, lehnen die Mandanten das flächendeckend ab. Eine vertane Chance.

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kleiner Einspruch, der Fokus sollte auf die Hauptkomponente gelegt werden, grundsätzlich besserer UO workflow.

schneller, schlagfertiger und der Zeit entsprechend ... bisher wird immer dem Markt (Funktionen) hinterher gerannt.

Die App könnte ja auch bspw. eine white-label-Lösung (von scanbot oder cib oder Mitbewerber) im DATEV Corp. (Layout/OEM) sein, mit den o.g. Vorschlägen.

(nur nochmals zur Verdeutlichung - DATEV soll ja kein App-Entwickler werden)

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Ich denke, DATEV muss zum App-Entwickler werden.

Die jungen Unternehmer regeln alles über das Smartphone. Das ist für sie selbstverständlich. Also wird sich die Software zum Teil hier her bewegen müssen, wenn DATEV nicht abgehängt werden will.

DATEV selbst bewegt sich hin zur App-Entwicklung. Nur leider für die falsche Zielgruppe "unberatener Steuerbürger".  Viel wichtiger ist die App-Entwicklung für unsere wichtige und bereits vorhandene Zielgruppe "Unternehmer-Mandanten".

White-Label-Lösungen lehne ich ab. Zum einen habe ich mit Scanbot getestet und bin nicht zufrieden. Zum anderen ist DATEV dann immer abhängig und hat dann vielleicht die gleichen Probleme wie mit Saperion bei DMS. Letzten Endes muss es dann doch selbst programmiert werden und wertvolle Zeit und Erfahrungen sind verloren.

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sind wir nun immer noch beim Thema Beleg Upload mobil oder bezieht sich Ihre Aussage eher in die Richtung "DATEV UO mobile"?

DATEV UO hat viele Baustellen und hier werden schnelle Lösungen benötigt, dh. für individuelle Umsetzungen ist keine Zeit, unberücksichtigt von manpower und Budget. Hinzu kommt, dass die individuelle Lösungen bisher doch immer wieder in die Sackgassen geführt haben, die teilweise selbstverschuldet bzw. unverschuldet entstanden sind. (Microsoft Produktabkündigung)

Individuelle Lösung sind kostenintensiv und können nie an die Qualität, Umfang und Weiterentwicklung von Standard-Apps bzw. SDKs heran reichen.

kleiner Blick zur Deutschen Post gefällig: https://www.handelsblatt.com/unternehmen/handel-konsumgueter/deutsche-post-streetscooter-die-last-mit-dem-laster/2433566… 

DATEV Upload mobil hat gerade mal ca. 1000+ Downloads lt. play store, was noch nicht einmal die aktuellen Installationen spiegelt. (sprich die Apps die tagtäglich genutzt werden)

Selbst der von Ihnen genannten "Unternehmer-Mandant" wird die App kaum nutzen, denn die Rechnung usw. werden in der Regel über dessen Office digitalisiert und für die App bleiben Belege bzw. vereinzelte Einzelrechnungen.

Wie o.e. gibt es ja für whitelable/OEM-Lösungen div. Ansätze, sprich von der reinen App 1:1 (in DATEV corporate design) bist zum App-Gerüst (SDK) Dokumenten Scanner SDK App – Apps bei Google Play​ (gibt auch noch andere Hersteller wie anyline o.ä.) hier müssten die Verantwortlichen schauen, was besser/sinnvoller ist.

Warum ein Rad neu erfinden, wenn es die anderen (um noch ein Beispiel zu nennen 4,7 von 5 = Microsoft Office Lens - PDF Scanner) doch schon "perfekt" hinbekommen haben?

PS: das lange planen und wir bringen in 3 Jahren eine App/Produkt heraus .. ist einfach nicht mehr zeitgemäß.

die kleinen start-ups (speedboote) haben doch erst in gewissen Bereichen angefangen - das öfters erw. candis https://candis.io/ueber-uns/ hat erst im Frühjahr 2015, vom weißen papier, mit der figo-Api (banking-bridge) angefangen und war zügig "on", bereits 2017 offizieller DATEV Schnittstellenpartner.

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Ich war noch beim Thema Scan-App.

Dass DUO viele Langzeitbaustellen hat, die schnell und mit Priorität behoben werden müssen, ist klar.

Ich bin der Meinung, dass die App doch gerade deswegen keine große Verbreitung findet, weil sie so ist wie sie ist. Das würde sich schlagartig ändern, wenn sie leistungsfähig wäre.

Zur Unternehmerzielgruppe: Ich denke jetzt nicht an die großen Betriebe mit eigenem Sekretariat. Dort wird in der Tat alles per Tischscanner oder Netzwerkscanner digitalisiert. Und wenn nicht, dann ändert eine App auch nichts daran.

Ich denke wiedermal an kleinere Mandate. Kein Sekretariat. Vielleicht noch nicht mal ein Scanner. Aber ein Smartphone hat jeder. Wenn ich bei diesen Mandanten erklären soll, dass sie die Belege mit OfficeLens aufnehmen, in einen Cloudspeicher speichern und dann mit Belegtransfer übermitteln sollen, steigen die aus.

Wenn ich ihnen aber sage "Ihr nehmt eine App und damit fotografiert ihr alles ab und es ist fertig", dann sind sie dabei. Damit kann man sogar Jahresbuchhaltungen effektiv abarbeiten. Man muss nichts ausheften, keine Klammern rausmachen, usw.

Zu Manpower und Budget: DATEV vermeldet von Jahr zu Jahr tolle Ergebnisse und leistet sich Investitionen in ein Steuerbürger-Szenario. Wenn einer Kapital und Manpower für sowas hat, dann DATEV. Wieviele App-Entwickler muss DATEV für diese App einstellen? Wieviel ist das im Vergleich zu den anderen 7.000 Mitarbeitern?

Manpower und Kapital wurden von DATEV für das Steuerbürger-Szenario andauernd als unwesentlich dargestellt. Für die von mir vorgeschlagene App benötigt es weniger Manpower. Um nicht zu sagen: Man könnte die Kapazitäten für das Steuerbürgerding auch hier nutzen und umgekehrt. Denn was die Belegaufnahme und Erkennung angeht, sind die Anforderungen an die App sogar identisch.

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Ich bin der Meinung, dass die App doch gerade deswegen keine große Verbreitung findet, weil sie so ist wie sie ist. Das würde sich schlagartig ändern, wenn sie leistungsfähig wäre.

wenn sie ansprechender/einfacher ist, korrekt dann wird diese mehr geladen/öfters genutzt

aber wirklich so oft?

Ich denke wiedermal an kleinere Mandate. Kein Sekretariat. Vielleicht noch nicht mal ein Scanner. Aber ein Smartphone hat jeder.

aber sind das dann nicht fast die von Ihnen o.g.: Zielgruppe "unberatener Steuerbürger"/Selbstverbucher?

Wenn ich bei diesen Mandanten erklären soll, dass sie die Belege mit OfficeLens aufnehmen, in einen Cloudspeicher speichern und dann mit Belegtransfer übermitteln sollen, steigen die aus.

ja und nein, denn oft hat der User ja bereits eine scan-app auf seinem Smartphone und diese kennt er bestens

und sende deine Aufträge an die E-Mail-Adresse xyz bspw. wäre keine große Hürde

oder eben eine Anpassung einer am Markt befindlichen App

aber wir kommen viel ins spekulieren, da doch einige Unbekannte - insbesondere in Richtung DATEV.

die Diskussion wird hier vorerst zu keinem Ergebnis führen, wenn die DATEV keine Stellung bezieht und zwar ohne dass man diese damit "fest nagelt", sondern Einblicke/Zahlen liefert.

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Vielen Dank an Herrn Heine und Herrn Bietz für die sehr gute Diskussion. Auf beiden Seiten viele gute Punkte dabei, denen ich mich anschließe. 

@DATEV Bitte unbedingt lesen und kurz & knapp die Nutzer über die geplante Vorgehensweise informieren

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Vielen Dank für die Diskussion rund um Upload mobil. Ich möchte gerne auf einige Punkte knapp eingehen:

„Für die Aufnahme des Belegs wird auf die Kameratechnik des entsprechenden Mobilgerätes zurückgegriffen. Dadurch erfolgt die Aufnahme des Belegs in Sekundenbruchteilen und gleichzeitig hoher Qualität.“

Dies ist bereits heute der Fall. Der Aufnahme-Automatik ist etwas „träger“, da diese versucht, das beste Bild durch Winkel-, Größe- und Belichtungseinstellungen zu finden. Wenn Ihnen dies zu lang dauert, einfach den Auslöseknopf drücken :-).

„Im Hintergrund bearbeitet die App nun das Bild weiter, während der Nutzer weitere Belege abfotografieren kann:

1. die App fertigt die OCR vom Originalbild an und bildet daraus eine XML-Datei

2. die App schneidet danach das Bild zurecht und verkleinert es auf 100 kB pro Seite

3. das Bild wird als PDF wird mit der angehängten XML als Quasi-Zugferd an DUO weitergeleitet“

Eine OCR-Erkennung auf dem Gerät ist vorerst nicht geplant. Dies hat mehrere Gründe:

1. Upload mobil ist als schnelles, mobiles und einfaches Upload-Medium konzipiert. Daher sollen keine weiteren nachgelagerten Verarbeitungsschritte eingebaut werden.
2. Upload mobil soll für alle DATEV-Anwendungen ein generischer Upload-Weg sein; hier steht natürlich bisher DUo im Vordergrund aber auch DATEV Meine Steuern soll im zweiten Halbjahr 2019 zur Freigabe voll umfänglich unterstützt werden. In Zukunft können wir uns noch weitere Szenarien vorstellen, wie Reisekostenbelege oder eine generische Dokumentenablage. Wie bildet man nun die Fachlichkeit, die eine On-Device-OCR erledigen muss, für alle Dokument-Arten ab? Eine Rechnungs-XML müsste anders Aufgebaut sein, als die für alle anderen Belegarten (insb. Steuern etc). Die fachlichen Anforderungen sind hier sehr groß und unterschiedlich, dass wir das dem verarbeitenden Produkt (wie Belege online, Meine Steuern etc.) überlassen.
3. Die OCR mit dem Buchungsassistenten in Unternehmen online ist ein Herzstück der Anwendung Beleg online. Aufgrund der vielen unterschiedlichen Rechnungen arbeiten die Kollegen ständig an der Weiterentwicklung und Verbesserung von Erkennungsraten, Wert-Positionen etc.. Dies wäre mit einer On-Device-OCR so nicht möglich.
4. Stand heute gibt die Schnittstelle zwischen Upload mobil und Belege online keinen Austausch von „Quasi“-XML-Daten her. Hier wären sehr große Entwicklungskapazitäten gebunden, die Schnittstelle aufzubohren (wenn man die Punkte vorher ignoriert). Da aber Belege online mit dem Buchungsassistent und DATEV Meine Steuern ebenfalls bereits eine serverseitige OCR liefert, erscheint diese Erweiterung nicht sinnvoll.

Wir arbeiten gerade an der Lösung, die Speichergröße der Belege zu reduzieren. Ein erster Anfang hat der Schwarzweiß-Filter gemacht. Hier ist bereits eine Reduzierung um bis zu 25% der Beleggröße möglich. In einem der nächsten Updates wird man auch die Qualität der Scans manuell einstellen können.

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

Steven Herron

Produktmanagement Upload mobil

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Sehr schade und für mich persönlich sehr enttäuschend.

   Alle sagten "das geht nicht". Dann kam einer und hats einfach gemacht.

Und dieser "einer" ist dann nicht DATEV.

Wir arbeiten gerade an der Lösung, die Speichergröße der Belege zu reduzieren. Ein erster Anfang hat der Schwarzweiß-Filter gemacht. Hier ist bereits eine Reduzierung um bis zu 25% der Beleggröße möglich. In einem der nächsten Updates wird man auch die Qualität der Scans manuell einstellen können.

Die Reduzierung der Qualität führt wieder zu einer schlechteren Lesbarkeit. Dadurch wird die OCR am Server noch schlechter als ohnehin schon bei Belegen aus der App Beleg Upload mobil. Ist es denn aus Sicht der DATEV wenigstens denkbar, das Zusammenschrumpfen der Beleggröße nach der OCR am Server vorzunehmen? Das wäre ja wenigstens eine Teil-Lösung.

Verstehen Sie mich nicht falsch, aber ich versuche die App für mich und meine Mandanten nutzbar zu machen. Und sie wäre von enormen Nutzen. Aktuell produziert die App aber Riesenbelege bei schlechter OCR-Erkennung und das muss sich genau umkehren.

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Ist es denn aus Sicht der DATEV wenigstens denkbar, das Zusammenschrumpfen der Beleggröße nach der OCR am Server vorzunehmen? Das wäre ja wenigstens eine Teil-Lösung.

Ich habe es mal als eigenständige Idee eingestellt:

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Hallo Herr Bietz,

es freut mich ja auch, dass Sie mit Begeisterung bei unserer "Nischen"-App dabei sind .

Die OCR-Erkennung hat sich nach unseren internen Tests deutlich zur alten Upload mobil verbessert (ein Grund ist, dass wir nicht mehr hart die DPI-Zahl in den Keller ziehen). Wenn Sie mit Blitz und Schwarzweiß-Filter arbeiten ist die Lesbarkeit mM nach sehr gut. Ich habe gerade eben mit der Qualitätseinstellung auf niedrigster Stufe einige Tests + OCR gemacht. Von 20 Belegen wurde 1x das Datum unsicher erkannt, der Rest ist immer sicher durchgelaufen. Wenn Sie größere Probleme mit der Erkennung und Vorbelegung haben, melden Sie sich doch bitte einmal im Service bei mir. Eventuell können wir uns mal das Layout der Rechnungen ansehen oder eine andere Störquelle als die Bildqualität ermitteln.

Beste Grüße

Steven Herron

Produktmanagement Upload mobil

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Re: Was halten Sie von den Zukunftsbildern der Konzeptstudie?